Assistant de gestion administrative
Offre n° O065240405000351
Publiée le 05/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Idéalement située au pied des Pyrénées et à 1h30 de la côte Atlantique, la ville de Tarbes, Préfecture des Hautes-Pyrénées de près de 44 000 habitants, sait prendre le temps de vivre.
Ville au patrimoine fort et aux parcs remarquables (Jardin Massey, Haras de Tarbes...), elle offre un cadre de vie idéal et familial où la culture, le sport, la restauration et les festivals rythment la vie de ses habitants : Tournoi mondial de tennis « Les Petits As », Scène nationale Le Parvis, Equestria, Tarbes en Tango...
Côté développement économique, Tarbes est au cœur d'une agglomération active, entreprenante, innovante et ambitieuse.
Travailler à la Ville, c'est mener des actions concrètes pour développer le territoire et améliorer le cadre de vie des habitants.
Ville au patrimoine fort et aux parcs remarquables (Jardin Massey, Haras de Tarbes...), elle offre un cadre de vie idéal et familial où la culture, le sport, la restauration et les festivals rythment la vie de ses habitants : Tournoi mondial de tennis « Les Petits As », Scène nationale Le Parvis, Equestria, Tarbes en Tango...
Côté développement économique, Tarbes est au cœur d'une agglomération active, entreprenante, innovante et ambitieuse.
Travailler à la Ville, c'est mener des actions concrètes pour développer le territoire et améliorer le cadre de vie des habitants.
Lieu de travail
Tarbes
Poste à pourvoir le
01/06/2024
Date limite de candidature
06/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
La ville de TARBES recrute un Assistant de gestion administrative (F/H), catégorie C, à temps complet, au Centre Technique Municipal.
Les services du CTM regroupent environ 40 agents. Les activités sont réparties en 3 pôles techniques (Travaux bâtiment, Magasin et Atelier parc Auto) et un pôle administration (gestion parc Auto, assurances, entretien des locaux).
Sous l’autorité de la cheffe de service, vous assurez des missions d’accueil, de secrétariat administratif et comptable pour le pôle Travaux bâtiment (composé de 3 agents de maîtrise et de 21 agents techniques). Vous assurerez les plannings des agents d’astreinte et la diffusion de l’information. Vous serez amené(e) à remplacer ou seconder les autres agents administratifs en cas d’absence ou de changement d’organisation.
Les services du CTM regroupent environ 40 agents. Les activités sont réparties en 3 pôles techniques (Travaux bâtiment, Magasin et Atelier parc Auto) et un pôle administration (gestion parc Auto, assurances, entretien des locaux).
Sous l’autorité de la cheffe de service, vous assurez des missions d’accueil, de secrétariat administratif et comptable pour le pôle Travaux bâtiment (composé de 3 agents de maîtrise et de 21 agents techniques). Vous assurerez les plannings des agents d’astreinte et la diffusion de l’information. Vous serez amené(e) à remplacer ou seconder les autres agents administratifs en cas d’absence ou de changement d’organisation.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du service : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service : enregistrement et envoi du courrier, classement, archivage de documents
- Suivre les dossiers administratifs et assister la cheffe de service, les responsables de secteurs, le responsable du pôle dans la gestion administrative : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, comptes rendus de réunion, rapports…) ; création et suivi des dossiers administratifs (classement, rangement, référentiel, archivage…)
- Seconder la cheffe de service dans les domaines des marchés, des finances, les planifications organisationnelles, la gestion RH des agents ; rendre compte de l’activité du service
- Saisir et affecter les fiches d’interventions dans un logiciel de suivi de l’activité du Centre Technique (l’utilisation du Logiciel ATAL prioritairement, OPEN GST ou autre type de logiciel)
- En tant qu’agent relai finances : saisie des bons de commande sur le logiciel de finances publiques, saisie des engagements, pré-mandatement de toutes les factures, opérations de demandes de transferts de crédits, suivi des dépenses de fonctionnement et d’investissement
- En tant qu’agent relai RH : gestion et saisie des congés et absences de l’ensemble des agents du service à l’aide du logiciel RH, renseignement et accompagnement des agents sur leurs droits et devoirs ; saisie et affectation des fiches d’interventions dans un logiciel de suivi de l’activité ; réalisation des demandes de formation des agents du CTM, suivi des demandes de stages, d’apprentissage.
Conditions du poste :
- Poste ouvert aux titulaires de la Fonction Publique. A défaut, les candidatures de contractuels seront étudiées
- Catégorie C, filière administrative
- Cadre d’emploi : Adjoints administratifs territoriaux
- Rémunération afférente au cadre d’emploi des Adjoints administratifs territoriaux + régime indemnitaire + prime de fin d’année et avantages sociaux
- Durée hebdomadaire du poste : 35 heures ou 36 heures avec 6 ARTT
- Horaires de travail : du lundi au vendredi de 9h à 17h (horaires variables).
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du service : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service : enregistrement et envoi du courrier, classement, archivage de documents
- Suivre les dossiers administratifs et assister la cheffe de service, les responsables de secteurs, le responsable du pôle dans la gestion administrative : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, comptes rendus de réunion, rapports…) ; création et suivi des dossiers administratifs (classement, rangement, référentiel, archivage…)
- Seconder la cheffe de service dans les domaines des marchés, des finances, les planifications organisationnelles, la gestion RH des agents ; rendre compte de l’activité du service
- Saisir et affecter les fiches d’interventions dans un logiciel de suivi de l’activité du Centre Technique (l’utilisation du Logiciel ATAL prioritairement, OPEN GST ou autre type de logiciel)
- En tant qu’agent relai finances : saisie des bons de commande sur le logiciel de finances publiques, saisie des engagements, pré-mandatement de toutes les factures, opérations de demandes de transferts de crédits, suivi des dépenses de fonctionnement et d’investissement
- En tant qu’agent relai RH : gestion et saisie des congés et absences de l’ensemble des agents du service à l’aide du logiciel RH, renseignement et accompagnement des agents sur leurs droits et devoirs ; saisie et affectation des fiches d’interventions dans un logiciel de suivi de l’activité ; réalisation des demandes de formation des agents du CTM, suivi des demandes de stages, d’apprentissage.
Conditions du poste :
- Poste ouvert aux titulaires de la Fonction Publique. A défaut, les candidatures de contractuels seront étudiées
- Catégorie C, filière administrative
- Cadre d’emploi : Adjoints administratifs territoriaux
- Rémunération afférente au cadre d’emploi des Adjoints administratifs territoriaux + régime indemnitaire + prime de fin d’année et avantages sociaux
- Durée hebdomadaire du poste : 35 heures ou 36 heures avec 6 ARTT
- Horaires de travail : du lundi au vendredi de 9h à 17h (horaires variables).
Profils recherchés
Profil recherché :
Diplômé(e) en secrétariat, vous possédez une expérience confirmée sur des fonctions similaires en collectivité territoriale.
- Connaissance du fonctionnement des collectivités et de ses services
- Connaissance des règles comptables et budgétaires ; des procédures comptables et financières
- Notions sur la règlementation des marchés publics
- Notions de base des commandes et dépenses publiques
- Connaissance des outils informatiques de gestion financière
- Règles de syntaxe, grammaire et orthographe
- Organisation et gestion du temps, savoir gérer les impératifs et imprévus
- Connaissance des techniques de classement et d’archivage
- Maitrise des logiciels de bureautique
- Techniques et outils de communication
- Utilisation des outils de suivis pour organiser et rendre compte de l’activité
Savoir-être :
- Discrétion, réserve
- Sens du devoir et du service public
- Polyvalence, adaptabilité
- Rigueur, organisation
- Réactivité, dynamisme
- Force de propositions
- Travail en autonomie, en équipe et en transversalité
- Sens des relations humaines
- Bonne communication écrite et aisance dans l’expression orale
Déplacements occasionnels : permis B obligatoire
Diplômé(e) en secrétariat, vous possédez une expérience confirmée sur des fonctions similaires en collectivité territoriale.
- Connaissance du fonctionnement des collectivités et de ses services
- Connaissance des règles comptables et budgétaires ; des procédures comptables et financières
- Notions sur la règlementation des marchés publics
- Notions de base des commandes et dépenses publiques
- Connaissance des outils informatiques de gestion financière
- Règles de syntaxe, grammaire et orthographe
- Organisation et gestion du temps, savoir gérer les impératifs et imprévus
- Connaissance des techniques de classement et d’archivage
- Maitrise des logiciels de bureautique
- Techniques et outils de communication
- Utilisation des outils de suivis pour organiser et rendre compte de l’activité
Savoir-être :
- Discrétion, réserve
- Sens du devoir et du service public
- Polyvalence, adaptabilité
- Rigueur, organisation
- Réactivité, dynamisme
- Force de propositions
- Travail en autonomie, en équipe et en transversalité
- Sens des relations humaines
- Bonne communication écrite et aisance dans l’expression orale
Déplacements occasionnels : permis B obligatoire
Contact
Contact
0562443838
Informations complémentaires
Des renseignements complémentaires pourront être obtenus auprès de Madame Céline SAMPAOLO Responsable du Centre Technique Municipal : 06 89 49 58 48.
Les candidatures (CV+ lettre de motivation + dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires) devront être adressées à l'attention de Monsieur le Maire, par mail : recrutement@mairie-tarbes.fr ou par courrier : Mairie de Tarbes - Service Ressources Humaines - Place Jean Jaurès - BP 31329 - 65000 TARBES cedex 9
Les candidatures (CV+ lettre de motivation + dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires) devront être adressées à l'attention de Monsieur le Maire, par mail : recrutement@mairie-tarbes.fr ou par courrier : Mairie de Tarbes - Service Ressources Humaines - Place Jean Jaurès - BP 31329 - 65000 TARBES cedex 9
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.