DESCRIPTION DE LA DIRECTION
La Direction de la Population des élections et des cultes (DPEC) intervient dans les domaines de l’accueil de la population, des services funéraires, des relations avec les cultes et pilote les missions régaliennes relatives à l’état civil et aux opérations électorales.

DESCRIPTION DU SERVICE
Les missions du service Accueil de la population sont principalement orientées vers l’accueil du public (au centre administratif et dans les mairies de quartier de la ville de Strasbourg) et la réalisation de prestations de services de proximité liées à la vie administrative quotidienne des citoyens-nes.

Au sein du service de l'Accueil de la population, vous contribuez au rayonnement de la collectivité par l’accueil et l’orientation des usager·ères, la promotion des actions municipales et la participation à l’animation du quartier. Vous délivrez des prestations administratives régulières, contribuez à l’autonomie des administré·es dans leurs démarches en ligne, participez à des actions ponctuelles, représentez la Ville et l’Eurométropole de Strasbourg et vous réalisez diverses missions en rapport avec votre fonction.

DÉTAIL DES ACTIVITÉS
Activités principales :

Accueil

Accueillir, renseigner ou orienter les habitant·es du quartier, les administré·es, les particuliers et les entreprises.
Prestations administratives

Délivrer une trentaine de prestations régulières :

Domaine de l'Etat-Civil : délivrance d'actes de naissance, mariage, décès, certificats de vie, certificats d'union libre, délivrance d'attestations diverses, commande de livret de famille, inscriptions sur les listes électorales.
Domaine de l'Etat et de la Justice : pré-instruction CNI, délivrance des passeports biométriques, attestations d'accueil, légalisation de signature, certification conforme, autorisation de sortie de territoire, recensement militaire (inscription JAPD).
Domaine de la vie quotidienne : inscriptions scolaires et périscolaires, dossiers de résidents, distribution de canisachets et de sacs de collecte sélective, demande de jardins familiaux, recueillir les documents et calculer le quotient familial (QF-CAF) dans le cadre de la modulation tarifaire des services publics pour les administré·es non allocataires CAF.
En matière d'accueil : recueillir les doléances des administré·es et les transmettre aux services compétents, distribuer des plaquettes ou autres éléments relatifs à des événements ponctuels, être relai des grands projets menés par la ville auprès du public.
Assurer des missions parallèles :

Transférer ou demander les documents adressés aux publics (brochures, plaquettes, guides…) nécessaires en mairie de quartier.
Accompagnement et explicitation de certaines démarches dématérialisées.
Mission de back office de prestations dématérialisées : QF, inscriptions scolaire.
Prestations à domicile sur la base du volontariat.
Représentation et divers

Refléter une image positive de la Ville et de l’Eurométropole de Strasbourg en adoptant une tenue soignée.
Réaliser diverses missions liées à l’organisation du Service accueil et à son bon fonctionnement (rédaction de comptes-rendus, suivi des instances CNI / Passeports, gestion de la documentation).
Préparer les mallettes de courriers destinées aux mairies de quartier, réceptionner et traiter les retours l’après-midi.
Animer des groupes de travail.
Participer aux instances de quartier.
Assurer le tutorat d’un·e nouvel·le arrivant·e.
Connaître la procédure de fermeture et de sécurisation des sites.
Activités secondaires

Peut-être amené·e, le cas échéant, à prendre en charge des dossiers spécifiques ou une responsabilité particulière, être référent·e d’une prestation ou d’une autre pour le compte du service.
Participer au bon fonctionnement du service (intervenir dans d’autres secteurs, être force de proposition dans la démarche d’amélioration continue du service…).
Vérifier l’état des lieux de la mairie de quartier et signaler les dysfonctionnements (propreté, affichage).
Procéder au déneigement, au salage des abords, au balayage des pas de porte.

CONDITIONS DE TRAVAIL
Localisation du poste : Centre administratif.
Horaires de travail : amplitude horaire de 7h30 à 18h00 du lundi au vendredi. Samedi : 7h45 à 12h45.

Bac à bac +2 dans le domaine administratif.
Expérience dans l'accueil physique du public souhaitée.
Expertise des techniques d'accueil et de régulation des files d'attente.
Expertise des techniques d'écoute, de reformulation et de communication.
Maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire.
Maîtrise juridiques générales : droit de la famille, droit de la nationalité et droit électoral.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
Maîtrise du fonctionnement d'internet.
Connaissance de l'organisation inter de l'Eurométropole de Strasbourg (fonctionnement, activités, procédures et partenaires) ainsi que du vocabulaire professionnel du service.
Connaissance de la gestion d'une caisse.
Connaissance d'une langue étrangère.
Capacité à appliquer les textes et règlements en vigueur.
Capacité à analyser et à gérer rapidement des situations.
Capacité à rédiger un compte-rendu.
Capacité à gérer des stocks.
Capacité à rendre compte.
Sens du service public.
Polyvalence, méthodologie et respect de la confidentialité.