Officier d'état civil secteur décès en charge de la gestion des cimetières

Contexte et organigramme : La ville d'Oullins-Pierre-Bénite est une municipalité d'environ 37 500 habitants. Commune nouvelle issue de l'union des villes d'Oullins et de Pierre-Bénite dans un objectif de maintenir la qualité des services rendus aux usagers, de toujours mieux répondre aux besoins de ces derniers mais également de leur offrir attractivité et cadre de vie agréable.
Particulièrement bien desservie par l'ensemble des moyens de transports publics (une gare, deux stations de métro, réseaux de bus), son territoire est également praticable en mobilité douce.

Devenir officier d'état civil secteur décès en charge de la gestion des cimetières au sein de la ville d'Oullins-Pierre-Bénite c'est rejoindre la Direction des services à la population et être sous l’autorité de la responsable de l’état-civil et cimetière. La finalité du poste est la réception des déclarations de décès, l’instruction des autorisations funéraires et la gestion des emplacements funéraires.

Relations de travail :
Les missions seront exercées en transversalité avec : les opérateurs funéraires, les marbriers, les gardiens de cimetières, l’hôpital, le Tribunal Judiciaire, la Préfecture, les Consulats, les autres administrations, le public …

Régime 37h30 hebdomadaires sur 5 jours donnant un droit à récupération de 15 jours ARTT pour un temps complet : Lundi au vendredi : 8H3O -12H3O / 13H3O-17H00. Particularités : permanence par roulement, le samedi matin de 9H00 à 12H00

Missions et activités principales :

Activité 1 : Quotidienne
Instruction des autorisations funéraires et des demandes de travaux dans les cimetières de la commune nouvelle
- Suivi des demandes d’inhumation, d’exhumation, de réunion de corps et délivrance des autorisations au vue de la réglementation en vigueur.
- Transmission d’autorisation d’effectuer des travaux au cimetière et classement des autorisations dans dossiers
- Transmission de courriers d’information aux concessionnaires, pour le renouvellement de leur sépulture
- Saisie de l’historique des concessions dans le logiciel dédié dès lors qu’il y a inhumation, et/ou contact téléphonique avec concessionnaires et/ou ayant droit
- Saisie de l’historique dans le logiciel dédié dès lors qu’il y a demande de travaux
- Etablissement du contrat et délibération lors d’une location de terrain et/ou columbarium
- Etablissement des contrats vente caveau

Activité 2 : Quotidienne
Réception les déclarations et établissement des actes d'état civil en matière de décès
- Réception et instruction des déclarations de décès
- Réception et instruction des déclarations d’enfant sans vie
- Vérification de la conformité des pièces fournies en vue de la délivrance des actes et autorisations
- Délivrance des autorisations funéraires
- Mise à jour des actes d’état civil correspondants (mentions)
- Transmission des avis de mention et des transcriptions aux administrations concernées
- Mise à jour des livrets de famille
- Gestion de la comptabilité de la régie funéraire (vacations)
- Tenue des registres d’état civil

Activité 3 : Annuelle
Suivi des reprises de concessions funéraires
- Mise en place et suivi de la procédure des reprises perpétuelles sur une période de 3 ans
- Mise en place et suivi de la procédure de reprises administratives des concessions : abandonnées, semblant en état d’abandon et/ou non renouvelées
- Création des arrêtés des reprises administratives
- Transmission des arrêtés et état des reprises administratives aux gardiens des cimetières
- Transmission des dossiers qui devront être numérotés et classés, au service « Archives »
- Etat des concessions arrivées à expiration

Activité 4 : Mensuelle
Régie funéraire
- Régisseur vacations et concessions funéraires
- saisie des chèques et transmis en Trésorerie

Activité 5 : en cas de besoin
Organisation des obsèques des personnes isolées ou sans ressources
- Mise en relation avec le prestataire de pompes funèbres pour la définition des funérailles de la personne décédée
- Prise de contact avec les assistantes sociales, tuteur, curateur afin de récupérer les informations nécessaires à la gestion des dossiers
- Suivi du financement des obsèques (officie notarial, tuteur, banque …)

COMPETENCES :

- Rigueur dans l’organisation de la gestion du quotidien
- Connaissance du cadre juridique et réglementaire du domaine d’activité, maîtrise de l’information générale relative à l’état civil (IGREC) et de la réglementation.
- Goût pour le travail en équipe
- Maîtrise de l’outil informatique : Word, Excel, Requiem Arpège
- Discrétion
- Probité
- Méthodologie
- Autonomie
- Capacité d’écoute et de reformulation