Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels. Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants.
Pour accompagner ces projets, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.

Au sein de la 3e Ville de France, le Secrétariat Général, délégation transversale attentive à la réalisation des priorités du plan de mandat, répond à deux grandes missions :
• Veiller à la coordination des sphères politiques et techniques et faciliter les coopérations avec la Métropole de Lyon
• Accompagner la transformation des modes de faire l’action publique, en visant toujours plus loin pour adapter les politiques municipales aux défis de demain.

Afin de répondre à l’ambition de transformer les modes de faire l’action publique :

- La Mission Evaluation et Prospective (MEP) a pour feuille de route :
o sur le volet de la prospective, un travail d’anticipation sur le temps long, avec une vision des changements de moyen terme (environnementaux, sociétaux, etc.).
o sur le volet de l’évaluation, le développement de dispositifs tant quantitatifs que qualitatifs, pour rendre compte de l’impact des politiques municipales aux habitants, dans un objectif de transparence et d’amélioration continue de l’offre de services et de l’expérience usager.
Ces activités passent notamment par l’organisation d’un certain nombre d’ateliers de travail rassemblant à la fois des agents de différentes directions, des usagers ou habitants, des acteurs locaux d’autres institutions ou associations.

- La Mission Conseil et Accompagnement à la Transformation (CAT) comprend 6 collaborateurs : une directrice et 5 consultants internes. Elle propose un accompagnement sur mesure et adaptable dans le temps des directions et des services de la collectivité, en travaillant au plus près du terrain, et avec les équipes (projets de réorganisation, renforcement de collectifs, améliorations de process de travail)

- La Mission Projet d’Administration (PAd) et Laboratoire d’initiative publique comprend 1 collaboratrice (cheffe projet PAd et Lab), qui anime la gouvernance du PAd, coordonne les actions de communication et les événements sur le PAd (ex : Rencontres annuelles du PAd au printemps, Appel à volontaires au 1er trimestre 2025) et anime le collectif qui travaille pour le laboratoire d’initiatives publiques. La cheffe de projet PAd pilote également une mission sur la transformation des espaces de travail en 2024-2025.

Les trois missions travaillent à la transformation de l’administration et expérimentent régulièrement de nouvelles méthodes et outils dans ce cadre.

Vous êtes curieux-se, rigoureux-se, ouvert(e) d’esprit et le changement ne vous fait pas peur. Vous avez envie de nous aider à « bousculer » (gentiment) l’administration dans ses façons de faire, pour la rendre plus agile et pour mieux répondre aux besoins des Lyonnaises et des Lyonnais.

Sous l’autorité hiérarchique de la Mission Evaluation et Prospective, vos missions principales consistent à appuyer les trois missions (PAd, CAT et MEP) dans leurs activités, en particulier l’organisation de réunions et d’événements internes et/ou incluant des habitants ou d’autres acteurs locaux.

Le temps dédié aux trois missions se répartit comme suit (sous réserve des évolutions et besoins des missions):
- Mission Évaluation et Prospective : 50%
- Mission Projet d'Administration et Laboratoire d’initiative publique : 25%
- Mission Conseil et Accompagnement à la Transformation : 25%

1. Accueil
Vous serez le point focal pour l’accueil (courriel, téléphonique et éventuellement physique) pour les trois missions et serez en charge de la bonne orientation des collègues de la Ville et visiteurs extérieurs.

2. Organisation de réunions
Les trois missions organisent régulièrement des ateliers et réunions internes inter-services / directions et qui s’appuient sur des formats « non-traditionnels » en termes de méthode d’animation, et parfois sur la présence d’habitants ou d’usagers des services publics municipaux. Ces formats nécessitent l’identification et la réservation de salles et/ou d’espaces avec des caractéristiques particulières selon les méthodes d’animation. Vous serez ainsi chargé(e) de l’organisation logistique de ces ateliers comprenant l’identification et la réservation de salles, la gestion des convocations et/ou invitations dont le suivi des participants en amont et durant les ateliers, la préparation éventuelle de la salle avec les équipements nécessaires en amont et la remise en état après les temps.

Le format participatif de ces réunions et / ou s’appuyant sur des techniques d’animation spécifiques implique par ailleurs pour les trois missions de disposer de fournitures spécifiques (feutres, stylos, post-it, jeux…) et d’accueillir les participants de manière conviviale (thé, café, biscuit). Vous serez donc chargé(e) d’anticiper les besoins pour les différentes réunions, de suivre les stocks et de faire réaliser des devis auprès de prestataires externes (traiteurs par exemple).

3. Appui administratif
En complément, vous apportez un appui administratif aux trois missions, incluant par exemple :
- la mise au propre ou au bon format de compte-rendu de réunions, de notes ou de présentations ;
- le suivi administratif des missions de prestataires externes (suivi des factures, relances par mail et téléphone).
- l’assistance à l’organisation d’événements ad hoc comme, par exemple, les « rencontres du PAd » ou les formations « évaluation et redevabilité »

Vous serez amené(e) à travailler étroitement en lien avec l’assistante placée auprès de la Secrétaire Générale, et également les assistant(e)s d’autres directions et d’élus dans le cadre de vos missions

VOS ACTIVITES PRINCIPALES :
Accueil et orientation au sein des missions
Appui à l’organisation de réunions et d’événements :
- Gestion des invitations (gestion des listings, envoi des invitations, suivi des inscriptions, relances)
- Réservation de salles ou d’espaces
- Préparation logistique des ateliers (devis pour prestation traiteur, mise à disposition de thé, café, biscuits déjà en stock, prêt de vidéoprojecteur, kit de facilitation, préparation du matériel pour l’animation, etc.)

VOS ACTIVITES SECONDAIRES :
- Appui administratif
- Gestion des stocks utiles à l’animation des réunions (inventaires et alerte des niveaux de stocks)

Déplacements fréquents ou affectation multi-sites
38h45/ 22 jours RTT par an
Temps de travail parfois atypique (ateliers en soirée ou le samedi)
Télétravail possible à raison de 2 jours par semaine maximum
Niveau du poste : CG2

Connaissances techniques :
- Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales (organisation politique, administrative et des missions d’une collectivité territoriale)
- Très bonne maîtrise de la langue française, écrite comme orale (orthographe, syntaxe, grammaire)
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power point, internet)

Savoir-faire :
- Capacité d’organisation et de gestion du temps
- Communication aux usagers et aux services

Qualités :
- Sens des relations humaines, du travail en équipe et diplomatie, esprit d’initiative et d’anticipation
- Confidentialité des informations recueillies dans le cadre professionnel
- Rigueur, fiabilité et discrétion

Diplôme de niveau 4 (formation BAC, brevet de technicien ou brevet professionnel)
Expérience professionnelle souhaité de plus de 2 ans sur des missions similaires