La direction de l’aménagement du territoire, de l’accès au numérique et de la montagne (DATM) vise pour ses grandes thématiques à renforcer la présence régionale sur les territoires, tout en assurant un suivi qualitatif des différents dispositifs portés par la direction.
Sous l’autorité du Responsable du Service Stratégies Territoriales, et en lien étroit avec le Responsable du service Pilotage et Instruction, votre mission sera la suivante : assurer le secrétariat et l’assistance administrative pour le service Stratégies Territoriales et le service Pilotage et Instruction.

Activités d’appui aux deux services
Préparer des réunions internes (convocations, réservations de salles, réservation de matériels informatiques, repas, fiches de présence, reproduction des documents de séance)
Rédiger les relevés de décision des réunions de services et groupes de travail
Appuyer la préparation des instances délibératives
Assurer l’accueil téléphonique du service, orienter les communications, gérer et transmettre les messages, apporter les premiers renseignements
Gérer les agendas, assurer l’interface avec les partenaires extérieurs et les autres services en interne
Accompagner les agents et avoir un rôle facilitateur pour les RH : être le relais Gestor (suivi des badgeages) ; accompagner le télétravail (suivi des demandes de renouvellement), consolider le planning des congés…


Activités spécifiques au service Stratégies Territoriales
Garantir le fonctionnement d’Elise et une bonne circulation interne des courriers : assurer le suivi des courriers entrants et sortants / appui à l’équipe dans l’utilisation de l’outil / relecture corrections, mise en page / coordination et suivi du circuit des parapheurs...
Gérer le courrier entrant (transmission – stockage), suivi particulier des courriers Président / Vice-Président …) et sortant (mise en forme et mise en signature, circuits de signature, suivi des chronos et suivi des parapheurs) ;
Suivre les courriers des agents déconcentrés pour transmission par mail des urgences ou convocations
Organiser le traitement spécifique des courriers relatifs aux procédures d’urbanisme, que la Région reçoit en tant que Personne Publique Associée : intervenir sur le SharePoint « mon urbanisme » dédié au suivi ; appuyer les chargés de mission pour sécuriser le traitement différencié, classer et archiver les différents documents de procédure,
Assurer le suivi des différentes boites mail du service (urbanisme, datm, sraddet, …)
Suivre les demandes de notes pour les déplacements du Président et des élus avec relais vis-à-vis de l’équipe : gestion de la boite DATM.
Assurer la mise à jour du fichier consolidé des contacts « métier » des partenaires de l’Aménagement du Territoire et du fichier des partenaires du SRADDET, afin de sécuriser les publipostages réguliers
Assurer l’organisation de réunions institutionnelles
Assurer l’organisation de réunions institutionnelles (SRADDET…), l’accueil de colloques ou évènements ; la préparation de réunions de travail avec les partenaires extérieurs (Ateliers SRADDET)
Contribuer à l’organisation annuelle de la CTAP (Conférence Territoriale de l’Action Publique)
Activités spécifiques au service Pilotage et Instruction :

Assurer un publipostage régulier et récurrent (tous les 15 jours) de courriers AR
Activités spécifiques, fonctions transversales :

Contrôler et gérer les stocks des fournitures : recensement, gestion du stock / logistiques, photocopies
Assurer le rôle de référent « plan de classement » pour le service
Assurer le rôle de correspondant informatique et EUDONET (accès et extraction pour mailing)
Coordination avec les assistantes des services de la direction
Assurer la continuité du service (tri du courrier entrant dans la direction ; accueil téléphonique)
Ces missions peuvent être amenées à évoluer en fonction des besoins des deux services

COMPETENCES

SAVOIRS et SAVOIR FAIRE

-Avoir une formation de niveau baccalauréat ou BTS assistanat de manager
-Maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe
-Capacité à rédiger et à traiter des notes et des courriers ; à assurer des publipostages
-Maîtrise des outils bureautiques et logiciels (Word – Excel – Power point – Outlook)
-Maîtrise de logiciels « Métiers » (Elise- E-delib – Sharepoint- Gestor, Havas connect…)
-Maîtrise de l’organisation de réunions
-Connaître les compétences, les métiers et les activités de la Direction et du service
-Connaître la Région et ses procédures
-Gestion des priorités et des situations d’urgence

SAVOIR-ETRE

-Mettre en œuvre des qualités d’organisation, de rigueur, de méthode
-Mettre en jeu des qualités relationnelles et d’adaptabilité, notamment dans un contexte de travail à distance
-Disposer du sens de la discrétion, de l’accueil, du contact
-Savoir garantir la confidentialité des informations traitées
-Faire preuve d’autonomie, de disponibilité et d’adaptabilité
-Avoir l’esprit d’équipe et d’initiative



PARTICULARITES DU POSTE

- Résidence administrative à l'Hôtel de Région de Lyon

- Poste télétravaillable selon protocole

- Rémunération statutaire + régime indemnitaire