Assistante de direction
Offre n° O071240327001197
Publiée le 27/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Agglomération de 117000 habitants dont
chalon-sur-saône ville centre est classée ville d'art et d'histoire
et dispose du label ville européenne du sport
centre universitaire
second pôle économique de bourgogne
offre un cadre de vie chaleureux dans un environnement naturel préservé
idéalement situé sur l'axe paris/méditerranée
chalon-sur-saône ville centre est classée ville d'art et d'histoire
et dispose du label ville européenne du sport
centre universitaire
second pôle économique de bourgogne
offre un cadre de vie chaleureux dans un environnement naturel préservé
idéalement situé sur l'axe paris/méditerranée
Lieu de travail
Chalon sur saone
Poste à pourvoir le
06/06/2024
Date limite de candidature
27/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Le poste d’assistante de direction du Directeur Général Adjoint Délégation Attractivité du Territoire a pour vocation d’assurer une aide permanente au DGA en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers dans le respect de la réglementation et de la confidentialité.
Une implication auprès du Directeur Administratif et Financier de la DGA AT dans l’accompagnement en termes d’organisation des ressources internes aux Délégations (suivi administratif, RH, logistique…) complète ces missions.
Ce poste est rattaché hiérarchiquement au DGA AT.
Une implication auprès du Directeur Administratif et Financier de la DGA AT dans l’accompagnement en termes d’organisation des ressources internes aux Délégations (suivi administratif, RH, logistique…) complète ces missions.
Ce poste est rattaché hiérarchiquement au DGA AT.
Missions / conditions d'exercice
Vous assurez la gestion de l’agenda du DGA AT :
- vous planifiez les journées, organisez les déplacements en priorisant les différents rendez-vous
Vous assurez la préparation des réunions :
- Vous réservez les salles
- Vous envoyez les convocations
- Vous diffusez aux participants les ordres du jour et les pièces utiles à la réunion
- Vous organisez matériellement les salles
- Vous participez à des réunions pour assister le DGA AT et rédigez les comptes-rendus
Vous produisez et mettez en forme des documents en utilisant efficacement les outils bureautiques :
- Vous préparez les courriers, rapports et notes, et tableaux de synthèse
Vous diffusez le courrier aux membres de la DGA AT et veillez au bon enregistrement via le logiciel Kolok
Vous accueillez les interlocuteurs sur place ou par téléphone :
- Vous filtrez les interlocuteurs, organisez l’attente efficacement et gérez les messages en cas d’absence de l’interlocuteur demandé
Vous assurez le classement et l’archivage des dossiers et la gestion du stock de fournitures
Vous entretenez le lien entre les différents directeurs de la DGA AT :
- Vous transmettez les informations et révélez les difficultés dans l’organisation au sein de la direction
Vous participez à la préparation des instances municipales et communautaires :
- Vous suivez, relancez et effectuez la relecture des projets de rapports et des délibérations
- Vous assurez les validations du DGA aux échéances données
Vous participez à la gestion de certains dossiers:
Vous êtes acteur du développement durable dans le cadre de ses missions :
- Vous privilégiez le choix de fournitures avec des labels environnementaux
- Vous limitez l’impression de papier et privilégiez les copies en recto-verso
- vous planifiez les journées, organisez les déplacements en priorisant les différents rendez-vous
Vous assurez la préparation des réunions :
- Vous réservez les salles
- Vous envoyez les convocations
- Vous diffusez aux participants les ordres du jour et les pièces utiles à la réunion
- Vous organisez matériellement les salles
- Vous participez à des réunions pour assister le DGA AT et rédigez les comptes-rendus
Vous produisez et mettez en forme des documents en utilisant efficacement les outils bureautiques :
- Vous préparez les courriers, rapports et notes, et tableaux de synthèse
Vous diffusez le courrier aux membres de la DGA AT et veillez au bon enregistrement via le logiciel Kolok
Vous accueillez les interlocuteurs sur place ou par téléphone :
- Vous filtrez les interlocuteurs, organisez l’attente efficacement et gérez les messages en cas d’absence de l’interlocuteur demandé
Vous assurez le classement et l’archivage des dossiers et la gestion du stock de fournitures
Vous entretenez le lien entre les différents directeurs de la DGA AT :
- Vous transmettez les informations et révélez les difficultés dans l’organisation au sein de la direction
Vous participez à la préparation des instances municipales et communautaires :
- Vous suivez, relancez et effectuez la relecture des projets de rapports et des délibérations
- Vous assurez les validations du DGA aux échéances données
Vous participez à la gestion de certains dossiers:
Vous êtes acteur du développement durable dans le cadre de ses missions :
- Vous privilégiez le choix de fournitures avec des labels environnementaux
- Vous limitez l’impression de papier et privilégiez les copies en recto-verso
Profils recherchés
- Vous disposez de qualités relationnelles et d'une aisance rédactionnelle
- Vous possédez une capacité à analyser les demandes et à identifier le degré d’urgence
- Vous avez le sens de l’organisation
- Vous faites preuve de rigueur
- Vous maîtrisez des outils bureautiques
- Vous faites preuve de disponibilité et d'autonomie
- Vous possédez une capacité à analyser les demandes et à identifier le degré d’urgence
- Vous avez le sens de l’organisation
- Vous faites preuve de rigueur
- Vous maîtrisez des outils bureautiques
- Vous faites preuve de disponibilité et d'autonomie
Contact
Contact
0385905050
Informations complémentaires
Les personnes intéressées devront faire parvenir leur candidature avant le 27 avril 2024 (lettre de motivation et CV) à La Direction des Ressources Humaines, Hôtel de Ville CS 70092, 71321 CHALON SUR SAONE CEDEX ou par Email : jessica.girod@legrandchalon.fr
"Les agents de la Ville de Chalon sur Saône, du Grand Chalon et du CCAS sont soumis à l'obligation de neutralité et de laïcité dans l'exercice de leur activité"
"Les agents de la Ville de Chalon sur Saône, du Grand Chalon et du CCAS sont soumis à l'obligation de neutralité et de laïcité dans l'exercice de leur activité"
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.