Accueil du public et gestion administrative
Offre n° O071240418000206
Publiée le 18/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
FONTAINES
Poste à pourvoir le
01/06/2024
Date limite de candidature
18/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 5 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste avec un temps non complet et quotité de temps de travail inférieure à 50%. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste avec un temps non complet et quotité de temps de travail inférieure à 50%. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
17h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
La Commune de Fontaines recrute un Agent d'accueil du public (physique et téléphonique) et gestion administrative
Lieu de travail : Mairie 15 Grande rue 71150 FONTAINES
Poste à pourvoir : Du 01/06/2024
Management : Non Expérience : Souhaitée
Rémunération indicative : Statutaire
Lieu de travail : Mairie 15 Grande rue 71150 FONTAINES
Poste à pourvoir : Du 01/06/2024
Management : Non Expérience : Souhaitée
Rémunération indicative : Statutaire
Missions / conditions d'exercice
Activités et tâches :
*ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE DU PUBLIC
- Accueillir le public sur place et par téléphone
- Prendre des messages
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Enregistrement du courrier arrivée par voie postale/ expédition du courrier
- Traitement des mails et diffusion
- Secrétariat : frappe de courriers divers, convocations, invitations, arrêtés municipaux,
- Gestion de l’affichage administratif
* GESTION ADMINISTRATIVE
- ETAT CIVIL
- Accueil des administrés
- Instruire et délivrer des actes d’état civil (naissance, adoption, mariage, décès, changement de prénom, reconnaissances avant naissance ..)
AFFAIRES FUNERAIRES
- Faire appliquer la législation funéraire et le règlement intérieur du cimetière
- Assurer la gestion et le suivi des concessions : vente, renouvellement, conversion, reprise, mettre à jour de manière continuelle le logiciel métier
PREPARATION DES SCRUTINS ELECTORAUX
- Participer à l’organisation administrative et matérielle des scrutins électoraux, des recensements de la population
URBANISME :
- Renseigner les usagers sur le PLUi et l’ AVAP en utilisant le logiciel Oxalis utilisé par les services instructeurs du Grand Chalon.
- Enregistrement des dépôts de permis, de DP pour transmission de l’instruction aux services du Grand Chalon.
- Instruction des demandes de certificat d’urbanisme, DIA, alignement, numérotage, servitude, non péril, certificat des carrières, demandes de renseignements d’urbanisme, questionnaires environnementaux…
OCCUPATION ET GESTION DU DOMAINE PUBLIC
- Rédiger les arrêtés divers, débits de boisson, temporaires (travaux), de terrasse
- Rédiger les arrêtés permanents de voirie,
- Gérer les DT et DICT
GESTION DES INSTALLATIONS ET MATÉRIELS MUNICIPAUX
- Gérer le planning d’utilisation des locaux municipaux (salles et équipements sportifs)
- Suivre la mise à disposition du matériel municipal
- Préparer les conventions et les courriers d’utilisation
COMMUNICATION
- Gestion de l’information sur le site internet de la Commune, panneaux lumineux, panneau pocket, facebook et l’affichage dans les panneaux vitrine.
*ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE DU PUBLIC
- Accueillir le public sur place et par téléphone
- Prendre des messages
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Enregistrement du courrier arrivée par voie postale/ expédition du courrier
- Traitement des mails et diffusion
- Secrétariat : frappe de courriers divers, convocations, invitations, arrêtés municipaux,
- Gestion de l’affichage administratif
* GESTION ADMINISTRATIVE
- ETAT CIVIL
- Accueil des administrés
- Instruire et délivrer des actes d’état civil (naissance, adoption, mariage, décès, changement de prénom, reconnaissances avant naissance ..)
AFFAIRES FUNERAIRES
- Faire appliquer la législation funéraire et le règlement intérieur du cimetière
- Assurer la gestion et le suivi des concessions : vente, renouvellement, conversion, reprise, mettre à jour de manière continuelle le logiciel métier
PREPARATION DES SCRUTINS ELECTORAUX
- Participer à l’organisation administrative et matérielle des scrutins électoraux, des recensements de la population
URBANISME :
- Renseigner les usagers sur le PLUi et l’ AVAP en utilisant le logiciel Oxalis utilisé par les services instructeurs du Grand Chalon.
- Enregistrement des dépôts de permis, de DP pour transmission de l’instruction aux services du Grand Chalon.
- Instruction des demandes de certificat d’urbanisme, DIA, alignement, numérotage, servitude, non péril, certificat des carrières, demandes de renseignements d’urbanisme, questionnaires environnementaux…
OCCUPATION ET GESTION DU DOMAINE PUBLIC
- Rédiger les arrêtés divers, débits de boisson, temporaires (travaux), de terrasse
- Rédiger les arrêtés permanents de voirie,
- Gérer les DT et DICT
GESTION DES INSTALLATIONS ET MATÉRIELS MUNICIPAUX
- Gérer le planning d’utilisation des locaux municipaux (salles et équipements sportifs)
- Suivre la mise à disposition du matériel municipal
- Préparer les conventions et les courriers d’utilisation
COMMUNICATION
- Gestion de l’information sur le site internet de la Commune, panneaux lumineux, panneau pocket, facebook et l’affichage dans les panneaux vitrine.
Profils recherchés
*Compétences techniques
- Maîtrise des logiciels bureautiques : tableur (libreoffice clac), traitement de texte (libreoffice writer), des logiciels de mise en page, de graphisme (canva, gimp ...)
- Maîtrise de l’utilisation des outils de communication en ligne (outlook, Facebook, Panneau Pocket, panneaux lumineux Icare-citys …)
- Connaissance appréciée des logiciels métiers : JVS état civil, OXALIS (développé par Operis) pour l’urbanisme , cartographie et consultation cadastrale : SIG du Grand Chalon, Ternum-bfc pour le suivi des marchés public, Gestion de cimetière : GESCIME, geo.sydesl pour les demandes de dépannage des luminaires :
- Connaissances de l’utilisation des plateformes
Répertoire Electoral Unique, ELIRE, EIREL, suivi des Autorisations de Stationnement (taxi) , suivi des manifestations sportives ,réception et traitement des certificats de décès
- Maîtrise des techniques et outils de communication
- Maîtrise des techniques de secrétariat et rédactionnelles
*Compétences relationnelles
- Posséder le sens du service public : information, respect, servitude
- Sens de l’accueil des administrés, sens de l’écoute, être diplomate envers le public
- Capacité d’initiative et de réaction dans la gestion de l’accueil et de la demande formulée par les usagers
- Capacité à travailler en équipe
- Apte à comprendre les lois et décrets relatifs aux activités du service
- Être autonome au quotidien dans l’organisation du travail
- Prendre des initiatives et être force de propositions en sachant rendre compte
- Transmettre les informations et rapporter les problèmes rencontrés à la Secrétaire Générale
- Maîtrise des logiciels bureautiques : tableur (libreoffice clac), traitement de texte (libreoffice writer), des logiciels de mise en page, de graphisme (canva, gimp ...)
- Maîtrise de l’utilisation des outils de communication en ligne (outlook, Facebook, Panneau Pocket, panneaux lumineux Icare-citys …)
- Connaissance appréciée des logiciels métiers : JVS état civil, OXALIS (développé par Operis) pour l’urbanisme , cartographie et consultation cadastrale : SIG du Grand Chalon, Ternum-bfc pour le suivi des marchés public, Gestion de cimetière : GESCIME, geo.sydesl pour les demandes de dépannage des luminaires :
- Connaissances de l’utilisation des plateformes
Répertoire Electoral Unique, ELIRE, EIREL, suivi des Autorisations de Stationnement (taxi) , suivi des manifestations sportives ,réception et traitement des certificats de décès
- Maîtrise des techniques et outils de communication
- Maîtrise des techniques de secrétariat et rédactionnelles
*Compétences relationnelles
- Posséder le sens du service public : information, respect, servitude
- Sens de l’accueil des administrés, sens de l’écoute, être diplomate envers le public
- Capacité d’initiative et de réaction dans la gestion de l’accueil et de la demande formulée par les usagers
- Capacité à travailler en équipe
- Apte à comprendre les lois et décrets relatifs aux activités du service
- Être autonome au quotidien dans l’organisation du travail
- Prendre des initiatives et être force de propositions en sachant rendre compte
- Transmettre les informations et rapporter les problèmes rencontrés à la Secrétaire Générale
Contact
Contact
0385458752
Informations complémentaires
cv et lettre de motivation à adresser à
Madame le Maire
Mairie
15 grande rue
71150 FONTAINES
ou par mail à accueil.mairie@fontainesenbourgogne.fr
Madame le Maire
Mairie
15 grande rue
71150 FONTAINES
ou par mail à accueil.mairie@fontainesenbourgogne.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.