Accompagner les services dans leurs démarches administratives. Mettre en œuvre les procédures d’instruction et de suivi des dossiers pour permettre la prise de décision de l’autorité.

Assister plusieurs cadres afin d’optimiser la gestion de leur activité. Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d’évènements spécifiques.

Sous l’autorité hiérarchique de la responsable de l’Unité Coordination Administrative, et sous la responsabilité fonctionnelle des Directions Adjointes, vous serez amené.e.s à :


Gérer des dossiers :
Rédiger, formaliser tous types de documents administratifs :
courriers et mails
notes (au Président entre autres),
délibérations,
dossiers en vue de leur présentation devant les autorités consultatives ou décisionnelles (Ex : fiches projet et fiches Bureau pour les commissions thématiques)
Optimiser la qualité et les délais des procédures
Classer et archiver les dossiers


Suivre des projets et activités de la Direction :
Assurer le suivi administratif :
des opérations, depuis leur programmation jusqu’à leur achèvement
de dossiers spécifiques, en lien avec les responsables concernés et les autres services départementaux (DEJ, DSI, DAJ…), tels que :
le 1% artistique,
les clauses d’insertion sociale,
les raccordements fluides,
les conventions
Assurer l’interface avec les services et les instances de la collectivité en lien avec l’assistante de Direction par intérim,
Créer et renseigner des tableaux de suivi d’activités du service en fonction des besoins, établir et mettre à jour des échéanciers, réaliser des extractions, des statistiques et participer à la mise en place d’indicateurs de suivi (Active 3D…)
Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier d'instruction
Coordonner le suivi et la préparation des échéances (régulières ou ponctuelles) : veille, relance, suivi et partage des informations
Harmoniser/rédiger les procédures propres aux fonctions d’assistanat


Organiser et planifier des réunions :
Rédiger les ordres du jour et invitations en concertation avec les services opérationnels
Monter les dossiers nécessaires
Veiller au respect des délais de transmission des documents avant les réunions
Prendre des notes lors des réunions en interne, rédiger les comptes-rendus et en assurer la diffusion


Informer les usagers et les services :
Expliciter la demande des partenaires extérieurs et usagers, expliquer les démarches et l'orienter le cas échéant vers les services compétents
Accompagner les services dans la définition des besoins, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais (suivi des courriers, des parapheurs…)
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Gérer les messageries électroniques génériques de l’unité
Traiter le courrier entrant et sortant (enregistrement, transmission et suivi)

Savoir-faire

- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de la collectivité

- Connaissance du cadre institutionnel, juridique, financier et budgétaire des collectivités territoriales (marchés publics entre autres)

- Connaissance du contexte et des enjeux de la collectivité et de la Direction

- Capacité à s’intéresser à toute l’activité de la Direction

- Connaissance de l’environnement de la Direction et des collèges

- Très bonnes qualités rédactionnelles

- Maîtrise des procédures administratives : gestion, instruction de dossiers, contrôle

- Connaissance des logiciels métiers : bureautique, GED, active 3D …

- Capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément

- Capacité à mettre en place et suivre des tableaux de bord, indicateurs et outils de planification


Savoir-être

- Rigueur et sens de l'organisation

- Capacité à gérer les urgences et à prioriser son travail

- Esprit de synthèse, esprit d’initiative et force de proposition

- Ecoute active

- Capacité à travailler en équipe, à rendre compte, à respecter les délais

- Autonomie

- Très bonnes qualités relationnelles et sens de la pédagogie

- Adaptation au changement

- Discrétion et confidentialité