Participe à la définition et met en œuvre les orientations stratégiques en matière de population. Participe à la définition des orientations stratégiques en matière d'offre de services. Optimise et développe les activités population de la collectivité

Fonction du supérieur hiérarchique direct: le maire
Fonction du supérieur dans l'organigramme administratif: DGS

Relations internes : M. le maire, les élus et tous les services de la commune.
Relations externes : Préfecture et sous-préfecture, procureur de la république, Ministère de la défense, INSEE, pompes funèbres, prestataires divers, relation directe et permanente avec la population.
Pourcentage d’occupation du poste : 100 %
Disponibilité
Devoir de réserve

Moyens (humains, matériels, …) mis à disposition
Service population :
• Equipe de 2 agents polyvalents
• Logiciel Berger-Levrault pour la gestion de l’état civil, les élections, le cimetière

Poste communale :
• Equipe de 2 agents travaillant en alternance 1 semaine sur 2

 Conseil administratif et juridique
 Organisation de l’accueil et de l’information au public
 Organisation et gestion de la liste électorale, des commissions électorales et des scrutins
 Organisation du recensement de la population
 Gestion du cimetière
 Sécurisation administrative et juridique
 Veille réglementaire et juridique
 Management opérationnel du service population et de la Poste communale
 Animation et pilotage des équipes
 Gestion des ressources humaines
 Gestion administrative et budgétaire
 Officier d’état civil
 Etablir des relations avec les différents partenaires (préfecture, sous-préfecture…) et les élus

Travail en bureau, peu de déplacements extérieurs
Horaires fixes avec amplitude variable et en fonction des horaires d’ouverture au public
Travail le samedi
Pics d’activités liés à la clôture des listes électorales, au recensement …

COMPETENCES:
 Conseiller les élus et alerter sur les risques (juridiques, administratifs) et leur traitement
 Bâtir une relation de confiance avec les élus
 Adapter et organiser les services de l’accueil dans un objectif de proximité
 Optimiser la gestion des flux et les temps d’attente
 Développer des dispositifs de conseil et d’information sur les prestations délivrées
 Définir l’organisation logistique et administrative des bureaux de vote
 Contrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées au scrutin (dépouillement)
 Organiser la constitution et le suivi du recensement citoyen (via application en ligne)
 Constituer et organiser l’équipe des agents recenseurs (recensement de la population)
 Organiser la transmission des documents à l’INSEE et l’élimination des documents restants concernant le recensement de la population
 Effectuer un contrôle préalable des actes
 Organiser une procédure de contrôle lors des rédactions de délivrance et d’apposition de mentions afin de minorer les risques d’erreurs
 Rechercher des informations stratégiques réglementaires auprès de sources variées
 Développer et entretenir des réseaux professionnels d’information
 Définir un projet de service (organisation, missions, ressources)
 Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle
 Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
 Contrôler et évaluer les actions d’un ou plusieurs services
 Répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service
 Adapter son management aux situations et aux agents
 Favoriser la participation et l’expression des agents
 Anticiper et réguler les situations difficiles et les conflits
 Définir les besoins du service et les compétences associées
 Elaborer un organigramme et des fiches de poste
 Evaluer les agents
 Mettre en place et animer un système de contrôle adapté au service (procédures, documents, traçabilité)
 Elaborer un budget prévisionnel et réaliser des simulations
 Rechercher des financements et s’adapter aux contraintes financières
 Contrôler la gestion et les engagements de dépenses
 Organiser des régies de recettes

SAVOIRS FAIRE:
Organiser des dispositifs d'information et d'accueil des usagers
Organiser des dispositifs de concertation et de participation sur les projets de la collectivité
Évaluer et optimiser la qualité de l'interface collectivité-public et la qualité du service rendu à l'usager
Concevoir et animer des réunions d'information
Communiquer en situation de crise
Organiser et mettre en œuvre un dispositif d'accueil du public
Concevoir des dispositifs de recueil des demandes de la population
Prévoir les modalités de régulation avec les usagers et organiser des dispositifs de médiation usagers/administration

SAVOIRS:
Cadre réglementaire de la concertation publique
Dispositifs et méthodes de participation des habitants
Techniques de communication et de négociation
Gestion de crise