I. Descriptif du poste :

A. Secrétariat de la direction de la vie culturelle

1. Contexte
L’agent chargé du secrétariat seconde la direction dans l’organisation des tâches administratives.
Elle assure l’accueil et les renseignements aux usagers au téléphone et physiquement.
Elle est en relation avec les structures culturelles de la Ville.
Rattachement : Direction générale adjoint du pôle « Relation citoyenne et accueil du public », Direction vie culturelle.
B. Secrétariat adjoint de la Maison des arts
1. Contexte
L’agent chargé du secrétariat seconde la direction du Conservatoire dans l’organisation des tâches administratives relative à la programmation culturelle.
Il travaille en liaison avec les services de la Ville et les équipes de la Maison des arts, CRC et EMAP.
Rattachement : Direction de la Maison des arts
2. Missions
a) Gestion administrative de l’EMAP et des studios
- Assure le secrétariat de l’Ecole Municipale d’Arts Plastiques en partenariat avec la direction de l’EMAP (courriers aux élèves, inscriptions, facturation).
- Organise les réservations de groupes sur le centre d’exposition les Réservoirs.
- Tenue des mailings et listes des invités aux expositions et manifestations.
- Suivi des réservations aux studios de répétition.
- Gestion des mailing

b) Coordination du Pôle « Action culturelle »
- Gestion du calendrier « programmation de la Maison des arts ».
- Coordination des informations avec les régisseurs CRC et Studios
- Coordination avec les services de la Ville : réservation des salles, manutention
- Suivi de la billetterie sur Weezevent.
- Suivi de la communication en lien avec la programmation : affiche, affichage, transmission des informations au service communication
- Inventaire sotie et entrée matériel
- Suivi des besoins en sécurité sur les manifestations.
c) Suivi du budget
- Est en relation avec les services financiers de la Ville et des fournisseurs.
- Produit des bilans comptable.
- Saisie de bons de commandes.

2. Missions
a) Gestion administrative
- Accueil téléphonique et physique de la direction de la vie culturelle et renseignement aux usagers.
- Contrôle la conformité des contrats et conventions.
- Assure la rédaction des décisions du Maire, leur mise en signature et les suites à donner.
- Rédaction de courriers divers.
- Assure le suivi du circuit des signatures.
- Proposition de tarifs culture chaque année dans le cadre des taxes et redevances.
- Assure les prises de notes lors des réunions de service et rédige les bilans.
- Soutien au secrétariat du Conservatoire Musique et Danse en cas de besoin.
- Construit le planning annuel des événements culturels.
- Organise le classement des dossiers du service.
b) Budget annuel et finances de la vie culturelle :
- Participe à l’élaboration du budget de la direction et des structures qui y sont rattachées.
- Assure au quotidien le suivi des lignes des crédits de chaque poste budgétaire pour chaque structure culturelle.
- Assure la création des bons de commandes en lien avec les différentes structures culturelles.
- Assure le suivi de la facturation de l’EMAP.
- Est en relation avec les services financiers de la Ville et des fournisseurs.
- Produit des bilans comptable.
- Assure la tenue de la Régie Mixte des Spectacles en tant que régisseur titulaire.

II. Modalités

A. Lieux de travail
CRC Limay
Déplacements possibles à EMAP, Médiathèque, Hôtel de Ville

B. Compétences requises
- Qualités relationnelles indispensables.
- Très bonne maîtrise des outils bureautique (traitement de texte, feuille de calcul, messagerie électronique...)
- Discrétion.
Conditions d’exercice

• Travail sur site, possibilité de télétravail
• Temps complet 37 heures 30.
• Déplacements possibles.
• Travail en équipe