Placé sous l’autorité de l'adjoint au D.G.A Aménagement du Territoire et du Directeur des services techniques, il apporte une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi des dossiers.

Mission principale du poste :

Coordination de la vie de la Direction,
Suivi des congés et du tableau prévisionnel de congés des agents de la Direction, préparation et traitement des entretiens annuels,
Saisie et suivi des ordres de mission, autorisation d’absence, heures supplémentaires, suivi administratif RH de la Direction,
Traitement des demandes d’interventions (E-Atal, ATAL, Déclic) des services de la Ville et de la GPS&O,
Gestion de l’agenda des cadres de la direction (rdv, réunions),
Organisation des réunions (réservation de salle, matériel, présence des participants, ordre du jour, compte-rendu)
Accueil téléphonique, physique et gestion des accès via la vidéophonie,
Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques (courriers, délibérations, conventions, tableaux Excel),
Contrôle de la charte graphique de la Commune,
Recherche et diffusion d’informations,
Gestion du courrier de la Direction (traitement, diffusion et classement),
Gestion des fournitures de bureau, la gestion des déplacements professionnels et la préparation des ordres de missions et des notes de frais,
Suivi des projets en cours, en veillant à ce que les échéances soient respectées et en coordonnant les différentes parties prenantes.

De formation bac+2 et doté d'une expérience significative dans des fonctions d'assistanat de direction, vous possédez des qualités rédactionnelles et d'une excellente maîtrise du pack office. Vous maîtrisez les techniques d'organisation et de gestion administrative, et vous vous démarquez par votre capacité à planifier, organiser, et prioriser vos activités. Rigueur, réactivité, capacité d'adaptation et bon relationnel, sont des qualités essentielles pour réussir dans votre fonction.