Assistant(e) administratif(ve)
Offre n° O079240507000565
Publiée le 07/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La commune de Melle, située dans le Département des Deux-Sèvres, dispose d'une situation centrale exceptionnelle : aux portes du Marais Poitevin, à proximité de la commune de Niort, à 1h15 du littoral de La Rochelle et à 45 minutes de Poitiers.
Au coeur d'un environnement préservé, la commune nouvelle de Melle, qui regroupe depuis 2019 cinq communes déléguées, est une commune à taille humaine (environ 6500 hab) qui permet à chaque habitant de bénéficier de ses 60 hectares d'espaces verts et fleuris, de profiter de son patrimoine historique exceptionnel, de ses nombreux équipements (gymnase, piscine, cinéma) et de participer à une vie culturelle riche et diversifiée (spectacles, concerts, Biennale d'art contemporain, etc).
La ville de Melle, dynamique, est ainsi engagée dans de nombreux projets (aménagement du patrimoine et de l'espace urbain, centre de santé...) qui vont mobiliser prochainement des investissements importants.
Au coeur d'un environnement préservé, la commune nouvelle de Melle, qui regroupe depuis 2019 cinq communes déléguées, est une commune à taille humaine (environ 6500 hab) qui permet à chaque habitant de bénéficier de ses 60 hectares d'espaces verts et fleuris, de profiter de son patrimoine historique exceptionnel, de ses nombreux équipements (gymnase, piscine, cinéma) et de participer à une vie culturelle riche et diversifiée (spectacles, concerts, Biennale d'art contemporain, etc).
La ville de Melle, dynamique, est ainsi engagée dans de nombreux projets (aménagement du patrimoine et de l'espace urbain, centre de santé...) qui vont mobiliser prochainement des investissements importants.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
MELLE
Poste à pourvoir le
01/07/2024
Date limite de candidature
06/06/2024
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Durée de la mission
6 mois
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
Dans le cadre d’une absence à venir liée à un congé de maternité, la commune de Melle recherche sa nouvelle assistante administrative pour le compte de deux services (poste partagé) :
• le service « développement local et éducation populaire » - 14H/ semaine
• le service « aménagement » chargé des grands projets d’aménagement (projets de construction, réhabilitation, nouveaux équipements culturels ou sportifs, et urbanisme) – 21h/semaine
Une période de passation des dossiers sera effectuée avec l’agent actuellement en poste.
• le service « développement local et éducation populaire » - 14H/ semaine
• le service « aménagement » chargé des grands projets d’aménagement (projets de construction, réhabilitation, nouveaux équipements culturels ou sportifs, et urbanisme) – 21h/semaine
Une période de passation des dossiers sera effectuée avec l’agent actuellement en poste.
Missions / conditions d'exercice
Activités communes aux deux services :
• Assurer le secrétariat général des deux services :
◦ Accueil physique et téléphonique du service
◦ Mise en forme des comptes-rendus sur la base des éléments transmis, rédaction de courriers types, mise en page de courriers divers
◦ Rédaction des arrêtés et décisions du Maire
◦ Rédaction et envoi des invitations et comptes rendus des diverses réunions
◦ Transmission des projets de document pour signature puis des documents signés issus du parapheur
◦ Réception du courrier du service et transmission au chef de service
Au service Développement local et Education populaire (DLEP) :
◦ Suivi des conventions avec les associations et les partenaires, suivi des subventions
◦ Envoi des dossiers de demandes aux associations selon le calendrier défini
◦ Réception et vérification de la complétude des dossiers et relance jusqu’à complétude
◦ Organiser les plannings d’utilisation annuels des équipements sportifs en et hors période scolaires
◦ Etre l’interlocuteur des associations sportives pour les usages exceptionnels des équipements sportifs
◦ Assurer le soutien des collègues en charge de la location des salles et du matériel (remise de clés, réponse aux appels téléphoniques, prise en note des locations de matériels et salles et transmission aux collègues en charge)
Au service Aménagement :
• Suivre les dossiers d’urbanisme déposés : accueil des administrés pour les accompagner dans leurs démarches et suivre le traitement de leur demande auprès du service intercommunal d’urbanisme (en binôme avec un autre collègue)
• Assurer la liaison entre les différents partenaires
• Conduite de projets : rédaction des demandes de devis du service, rédaction de courriers divers (modélisés) liés aux procédures de marchés, transmission aux entreprises, aux services de l’État, etc.
Et toute autre activité nécessaire à la continuité du service.
• Assurer le secrétariat général des deux services :
◦ Accueil physique et téléphonique du service
◦ Mise en forme des comptes-rendus sur la base des éléments transmis, rédaction de courriers types, mise en page de courriers divers
◦ Rédaction des arrêtés et décisions du Maire
◦ Rédaction et envoi des invitations et comptes rendus des diverses réunions
◦ Transmission des projets de document pour signature puis des documents signés issus du parapheur
◦ Réception du courrier du service et transmission au chef de service
Au service Développement local et Education populaire (DLEP) :
◦ Suivi des conventions avec les associations et les partenaires, suivi des subventions
◦ Envoi des dossiers de demandes aux associations selon le calendrier défini
◦ Réception et vérification de la complétude des dossiers et relance jusqu’à complétude
◦ Organiser les plannings d’utilisation annuels des équipements sportifs en et hors période scolaires
◦ Etre l’interlocuteur des associations sportives pour les usages exceptionnels des équipements sportifs
◦ Assurer le soutien des collègues en charge de la location des salles et du matériel (remise de clés, réponse aux appels téléphoniques, prise en note des locations de matériels et salles et transmission aux collègues en charge)
Au service Aménagement :
• Suivre les dossiers d’urbanisme déposés : accueil des administrés pour les accompagner dans leurs démarches et suivre le traitement de leur demande auprès du service intercommunal d’urbanisme (en binôme avec un autre collègue)
• Assurer la liaison entre les différents partenaires
• Conduite de projets : rédaction des demandes de devis du service, rédaction de courriers divers (modélisés) liés aux procédures de marchés, transmission aux entreprises, aux services de l’État, etc.
Et toute autre activité nécessaire à la continuité du service.
Profils recherchés
Savoirs :
* Techniques et outils de communication
* Techniques de secrétariat
* Techniques de recherche documentaire et de classement
Savoir-faire :
* Utiliser les logiciels spécialisés, word, excel, internet, logiciel de gestion des infrastructures et du matériel
* Elaborer et mettre en forme divers courriers
* Connaître l'orthographe et la grammaire française
* Rechercher, sélectionner des documents
Savoir-être :
* Etre autonome
* Etre à l'écoute
* Etre rigoureux et organisé
* Qualités relationnelles, sens du dialogue (capacité à travailler en équipe)
* Fort attachement à la qualité du service public
* Techniques et outils de communication
* Techniques de secrétariat
* Techniques de recherche documentaire et de classement
Savoir-faire :
* Utiliser les logiciels spécialisés, word, excel, internet, logiciel de gestion des infrastructures et du matériel
* Elaborer et mettre en forme divers courriers
* Connaître l'orthographe et la grammaire française
* Rechercher, sélectionner des documents
Savoir-être :
* Etre autonome
* Etre à l'écoute
* Etre rigoureux et organisé
* Qualités relationnelles, sens du dialogue (capacité à travailler en équipe)
* Fort attachement à la qualité du service public
Contact
Contact
05 49 27 24 51 / 05 49 27 02 17
Informations complémentaires
Rémunération en référence au grade détenu.
Temps de travail : 36h hebdomadaire - CDD de 6 mois
Congés annuels : 12,5 jours
RTT : 3 jours
Temps de travail : 36h hebdomadaire - CDD de 6 mois
Congés annuels : 12,5 jours
RTT : 3 jours
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.