assistante de Direction
Offre n° O080240426001260
Publiée le 29/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Etablissement public de 32 500 habitants
Lieu de travail
Doullens
Poste à pourvoir le
01/06/2024
Date limite de candidature
26/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
1. Assiste le Directeur Général des Services dans ses activités
2. Organisation des commissions et des réunions de bureau
3. Suivi du service
4. Activités spécifiques
2. Organisation des commissions et des réunions de bureau
3. Suivi du service
4. Activités spécifiques
Missions / conditions d'exercice
1. Organise la vie professionnelle du Directeur Général des Services : gestion de l'agenda, prise en charge des appels téléphoniques, accueil physique, envoi de mails.
Transmet les messages
Organise et classe les dossiers
Gère le courrier de la Direction générale des Services : rédaction, enregistrement.
Rédige des notes de synthèse liées aux projets des services sous la responsabilité du DGS.
Planifie l'organisation de l'accueil de la collectivité sous l'autorité du DGS
2. Organise et planifie les réunions des commissions entrant dans le champ de compétence de la Direction générale des Services
Rédige les convocations
Respecte les délais de transmission des documents avant les réunions
Diffuse les informations nécessaires et préparatoires aux commissions
Prend note et rédige les comptes rendus des commissions ainsi que tout type de courrier.
Préparation des documents relatifs aux réunions de bureau : rédaction des dossiers de séance, convocations, envois, diaporama, réservation, installation et remise en état de la salle, rédaction des comptes rendus et participation.
Réalisation des délibérations du bureau, transmission au Contrôle de légalité, envoi pour suivi aux responsables de service et classement
Participe aux conseils communautaires
3. Réalise et met en forme les documents nécessaires à l'organisation et à l'évolution du service. Effectue des recherches documentaires.
Prise de note et rédaction des comptes rendus de réunion du comité de direction
4. Gestion administrative des déclarations GUSO :
* Réception des informations par le service de programmation du Spectacle vivant
* Contacts administratifs avec les techniciens
* Saisie des Déclarations préalables à l'embauche (DPAE) sur la plateforme URSSAF
* Saisie des Déclarations Uniques Simplifiées des cotisations sociales et du contrat de travail (DUS) sur la plateforme GUSO
* Transmission des informations au service comptabilité pour paiement des charges et du salaire.
Suivi des projets et activités de la Direction générale des Services.
Réalise la gestion du suivi des parapheurs et coordonne le circuit de signature.
Transmet les messages
Organise et classe les dossiers
Gère le courrier de la Direction générale des Services : rédaction, enregistrement.
Rédige des notes de synthèse liées aux projets des services sous la responsabilité du DGS.
Planifie l'organisation de l'accueil de la collectivité sous l'autorité du DGS
2. Organise et planifie les réunions des commissions entrant dans le champ de compétence de la Direction générale des Services
Rédige les convocations
Respecte les délais de transmission des documents avant les réunions
Diffuse les informations nécessaires et préparatoires aux commissions
Prend note et rédige les comptes rendus des commissions ainsi que tout type de courrier.
Préparation des documents relatifs aux réunions de bureau : rédaction des dossiers de séance, convocations, envois, diaporama, réservation, installation et remise en état de la salle, rédaction des comptes rendus et participation.
Réalisation des délibérations du bureau, transmission au Contrôle de légalité, envoi pour suivi aux responsables de service et classement
Participe aux conseils communautaires
3. Réalise et met en forme les documents nécessaires à l'organisation et à l'évolution du service. Effectue des recherches documentaires.
Prise de note et rédaction des comptes rendus de réunion du comité de direction
4. Gestion administrative des déclarations GUSO :
* Réception des informations par le service de programmation du Spectacle vivant
* Contacts administratifs avec les techniciens
* Saisie des Déclarations préalables à l'embauche (DPAE) sur la plateforme URSSAF
* Saisie des Déclarations Uniques Simplifiées des cotisations sociales et du contrat de travail (DUS) sur la plateforme GUSO
* Transmission des informations au service comptabilité pour paiement des charges et du salaire.
Suivi des projets et activités de la Direction générale des Services.
Réalise la gestion du suivi des parapheurs et coordonne le circuit de signature.
Profils recherchés
Sens du service public
Autonomie dans l'organisation du travail.
Savoir évaluer les besoins et les prioriser
Compétences rédactionnelles, techniques rédactionnelles des convocations et comptes rendus : maîtrise pointue des règles orthographiques, de la grammaire et de la syntaxe
Capacité d'écoute
Confidentialité, discrétion, rigueur
Connaissance des nouvelles technologies de l'information et de la communication, logiciels de traitement de texte et tableur
Autonomie dans l'organisation du travail.
Savoir évaluer les besoins et les prioriser
Compétences rédactionnelles, techniques rédactionnelles des convocations et comptes rendus : maîtrise pointue des règles orthographiques, de la grammaire et de la syntaxe
Capacité d'écoute
Confidentialité, discrétion, rigueur
Connaissance des nouvelles technologies de l'information et de la communication, logiciels de traitement de texte et tableur
Contact
Contact
rh@cctnp.fr
Informations complémentaires
Adresser CV et lettre de candidature à la Présidente de la CCTNP
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.