Assistant (h/f) de direction - gestion administratif et comptable
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Offre n° O081230300975019
Publiée le 16/03/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Albi est une ville du Sud-Ouest caractérisée par la présence de son patrimoine exceptionnel classé à l'Unesco. La richesse de sa vie culturelle, la vitalité de son tissu associatif et sportif comme la qualité de son environnement inscrivent résolument le patrimoine vivant dans la vie de chacun.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Albi
Poste à pourvoir le
01/06/2023
Date limite de candidature
07/04/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Définition du métier ou de la fonction
L'assistant (h/f) de direction et comptable accompagnera le directeur du service afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, l'agent est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à le seconder.
Positionnement au sein du service ou rattachement hiérarchique
L'agent est placé sous la responsabilité du directeur patrimoine végétal et environnement.
Catégorie statutaire
* Poste de catégorie : B ou C+
* Filière : administratif
* Rifseep : 7
Conditions ou contraintes particulières d'exercice du poste
* Poste basé au centre horticole, chemin des Serres à Albigeois
* Temps complet : 37 heures hebdomadaires
* Travail 4,5 jours par semaine de 8h à 12h et de 13h30 à 17h30 (du lundi au jeudi) et de 8h à 12h (vendredi)
Avantages
* Prime de fin d'année
* Participation employeur mutuelle, prévoyance
* COS (comité des œuvres sociales)
L'assistant (h/f) de direction et comptable accompagnera le directeur du service afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, l'agent est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à le seconder.
Positionnement au sein du service ou rattachement hiérarchique
L'agent est placé sous la responsabilité du directeur patrimoine végétal et environnement.
Catégorie statutaire
* Poste de catégorie : B ou C+
* Filière : administratif
* Rifseep : 7
Conditions ou contraintes particulières d'exercice du poste
* Poste basé au centre horticole, chemin des Serres à Albigeois
* Temps complet : 37 heures hebdomadaires
* Travail 4,5 jours par semaine de 8h à 12h et de 13h30 à 17h30 (du lundi au jeudi) et de 8h à 12h (vendredi)
Avantages
* Prime de fin d'année
* Participation employeur mutuelle, prévoyance
* COS (comité des œuvres sociales)
Missions / conditions d'exercice
Missions - activités
Gestion administrative
* Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du directeur (prise de rendez-vous, courriers, e-mails, congés...)
* Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
* Préparer et organiser la logistiques des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, salons professionnels, conférences téléphoniques...)
* Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du directeur (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions...)
* Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers
* Aider au suivi des indicateurs d'activités, aider à la réalisation des enquêtes statistiques et rapports d'activité annuels
* Contribuer à la veille juridique
* Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus
* Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer
* Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting...)
* Assurer le suivi et l'actualisation des conventions du service
Gestion financière
* Collaborer à l'élaboration et au suivi des budgets
* Établir les bons de commande en lien avec le service des finances
* Suivre les engagements et les factures (logiciel ciril finances)
* Suivi des marchés et opérations spécifiques
Organisationnelles et humaines
* Participer à l'organisation de la logistique des recrutements et des formations
* Réaliser un suivi administratif du personnel
Gestion administrative
* Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du directeur (prise de rendez-vous, courriers, e-mails, congés...)
* Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
* Préparer et organiser la logistiques des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, salons professionnels, conférences téléphoniques...)
* Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du directeur (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions...)
* Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers
* Aider au suivi des indicateurs d'activités, aider à la réalisation des enquêtes statistiques et rapports d'activité annuels
* Contribuer à la veille juridique
* Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus
* Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer
* Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting...)
* Assurer le suivi et l'actualisation des conventions du service
Gestion financière
* Collaborer à l'élaboration et au suivi des budgets
* Établir les bons de commande en lien avec le service des finances
* Suivre les engagements et les factures (logiciel ciril finances)
* Suivi des marchés et opérations spécifiques
Organisationnelles et humaines
* Participer à l'organisation de la logistique des recrutements et des formations
* Réaliser un suivi administratif du personnel
Profils recherchés
Ressources ou compétences requises
Savoirs
* Connaissance des règles comptables et administratives des collectivités territoriales
Savoir-faire
* Diffuser et faire circuler l'information
* Maîtrise des logiciel finances (ciril et outil budgétaire) et des autres logiciels spécifiques (webdelib, décisions, courriers signalés, protocole...)
* Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils de bureautique (calc, writer...)
* Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (internet, messagerie...)
* Connaissances en gestion administrative
* Connaissance des normes rédactionnelles
Savoir-être
* Dynamisme
* Esprit d'initiative
* Discrétion
* Organisation et rigueur
* Polyvalence
* Réactivité et autonomie
* Esprit de synthèse et d'analyse
* Aisance relationnelle
* Esprit d'équipe
* Capacités rédactionnelles
* Sens de l'écoute et de la communication
* Disponibilité
* Résistance au stress
Profil - formation - expérience
* Bac+2 avec formation et expériences en secrétariat de direction et en comptabilité publique
Savoirs
* Connaissance des règles comptables et administratives des collectivités territoriales
Savoir-faire
* Diffuser et faire circuler l'information
* Maîtrise des logiciel finances (ciril et outil budgétaire) et des autres logiciels spécifiques (webdelib, décisions, courriers signalés, protocole...)
* Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils de bureautique (calc, writer...)
* Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (internet, messagerie...)
* Connaissances en gestion administrative
* Connaissance des normes rédactionnelles
Savoir-être
* Dynamisme
* Esprit d'initiative
* Discrétion
* Organisation et rigueur
* Polyvalence
* Réactivité et autonomie
* Esprit de synthèse et d'analyse
* Aisance relationnelle
* Esprit d'équipe
* Capacités rédactionnelles
* Sens de l'écoute et de la communication
* Disponibilité
* Résistance au stress
Profil - formation - expérience
* Bac+2 avec formation et expériences en secrétariat de direction et en comptabilité publique
Contact
Contact
0563760621
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (CV et lettre d'accompagnement)
à Madame le Maire
Mairie d'Albi
16, rue de l'Hôtel de Ville 81000 Albi
Contact :
Pour tout renseignement, s'adresser à : monsieur Christian Amiel, directeur patrimoine végétal et environnement Tél. : 05 63 49 15 35
à Madame le Maire
Mairie d'Albi
16, rue de l'Hôtel de Ville 81000 Albi
Contact :
Pour tout renseignement, s'adresser à : monsieur Christian Amiel, directeur patrimoine végétal et environnement Tél. : 05 63 49 15 35
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.