Assistante de direction - Direction de l'Aménagement et du Patrimoine Bâti
Offre n° O089240314000696
Publiée le 03/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
SENS CEDEX
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
02/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Sens et son agglomération recherchent un ou une : assistant(e) de direction pour la direction de l'aménagement et du patrimoine bâti.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
> Accueil téléphonique, physique
> Secrétariat classique (courriers/CR/agenda/…)
> Compte-rendu de réunions
> Assurer un lien avec les assistantes du pôle
> Contrôle des parapheurs avant signature,
> Suivi RH de la Direction
> Gestion des arrêtés et des conventions
> Gestion du courrier papier et via ACROPOLIS
> Rédaction/Mise en forme des courriers aux riverains
> Gestion des signalements sur Néocity
> Contrôle des parapheurs avant signature
> Participation et à l’élaboration de tous les budgets
Mission annexe :
> Assurer une aide pour les autres assistantes de direction des ST en cas de besoin ou absence
> Accueil téléphonique, physique
> Secrétariat classique (courriers/CR/agenda/…)
> Compte-rendu de réunions
> Assurer un lien avec les assistantes du pôle
> Contrôle des parapheurs avant signature,
> Suivi RH de la Direction
> Gestion des arrêtés et des conventions
> Gestion du courrier papier et via ACROPOLIS
> Rédaction/Mise en forme des courriers aux riverains
> Gestion des signalements sur Néocity
> Contrôle des parapheurs avant signature
> Participation et à l’élaboration de tous les budgets
Mission annexe :
> Assurer une aide pour les autres assistantes de direction des ST en cas de besoin ou absence
Profils recherchés
Savoir et savoir-faire :
> Maitrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
> Maitrise des outils informatiques et bureautiques
> Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
> Maitrises des techniques de recherches documentaires
Organisation de la vie professionnelle du Directeur :
> Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Directeur
> Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
> Organiser les déplacements du Directeur
> Etablir une relation de confiance avec le Directeur
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
> Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
> Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
> Organiser le classement et l’archivage des dossiers
Suivi des projets et activités de la direction
> Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
> Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
> Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
> Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions
> Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Directeur
> Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
> Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.
Diplômes :
> BTS secrétariat ou comptabilité
> BAC ou niveau BAC
Avantages :
> Régime indemnitaire
> Tickets restaurants
> CNAS
> Primes annuelles
> Journée exceptionnelle
> Participation à la prévoyance santé
> Maitrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
> Maitrise des outils informatiques et bureautiques
> Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
> Maitrises des techniques de recherches documentaires
Organisation de la vie professionnelle du Directeur :
> Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Directeur
> Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
> Organiser les déplacements du Directeur
> Etablir une relation de confiance avec le Directeur
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
> Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
> Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
> Organiser le classement et l’archivage des dossiers
Suivi des projets et activités de la direction
> Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
> Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
> Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
> Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions
> Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Directeur
> Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
> Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.
Diplômes :
> BTS secrétariat ou comptabilité
> BAC ou niveau BAC
Avantages :
> Régime indemnitaire
> Tickets restaurants
> CNAS
> Primes annuelles
> Journée exceptionnelle
> Participation à la prévoyance santé
Contact
Contact
0386658900
Informations complémentaires
Les candidatures, lettres de motivation + CV, sont à envoyer dans les meilleurs délais
Par courrier à Monsieur Le Président de la Communauté d’Agglomération du Grand Sénonais, 21 Boulevard du 14 Juillet – 89100 SENS Par mail à courrier@grand-senonais.fr
Pour tous renseignements complémentaires, vous pouvez joindre le service au 03 86 95 68 15
Par courrier à Monsieur Le Président de la Communauté d’Agglomération du Grand Sénonais, 21 Boulevard du 14 Juillet – 89100 SENS Par mail à courrier@grand-senonais.fr
Pour tous renseignements complémentaires, vous pouvez joindre le service au 03 86 95 68 15
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.