Au sein de la Direction des Solidarités, l'agent.e d'accueil et de gestion administrative du Pôle Sénior a pour mission, sous la responsabilité de la Cheffe de Pôle, d'accueillir, orienter et renseigner le public. Il/elle est le premier interlocuteur d’un public souvent en difficulté, et représente l'image de la collectivité et auprès des usagers. Il / elle est chargée du secrétariat du Pôle.

Missions principales :

Assurer l’accueil lié à l’activité des deux résidences autonomie
 Assurer l’accueil physique et téléphonique
 Informer, orienter les résidents, leurs proches, les intervenants extérieurs, les prestataires de service et de fourniture…
 Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
 Informer sur le fonctionnement, les démarches, les procédures, les prestations et actions mises en œuvre par les résidences autonomie

Etablir la facturation des différentes prestations de service des deux résidences autonomie, en cas d’absence de la secrétaire régisseuse
 Collecter les éléments (Repas, CAF, nouveaux arrivants, autorisations de prélèvements, RIB…)
 Saisir les éléments dans le logiciel
 Editer et vérifier les factures provisoires
 Editer les factures définitives et des bordereaux de facturation
 Distribuer et envoyer les factures
 Gérer les réclamations liées à la facturation
 Participer à l’élaboration des marchés publics lis aux deux résidences
 Etablir les bilans d’activité liés aux services

Assurer le suivi des règlements et des cautions des appartements des deux résidences autonomie, en cas d’absence de la secrétaire régisseuse
 Prélèvements automatiques : préparer et vérifier les prélèvements automatiques (distinction FIRST/RCUR), générer les prélèvements et envoyer à la DDFIP via la passerelle DFT NET, envoyer le mail de confirmation à la DDFIP et confirmer par téléphone
 Chèques : procéder à l’enregistrement des chèques dans le logiciel (vérification du montant par rapport à la facture), à l’édition des bordereaux de chèques, à l’envoi à la DDFIP
 Espèces : enregistrer les versements dans le logiciel (vérification du montant par rapport à la facture), les déposer à la perception
 Enregistrement des chèques de caution
 Dépôt financier des chèques de caution
 Restitution des chèques de caution au départ des résidents
 Suivi de l’APA en lien avec le Conseil départemental

Participer au collectif de travail
 Suivre les formations dans le domaine administratif
 Suivre toute formation jugée nécessaire à la qualité du service
 Repérer et faire remonter les points bloquants, les dysfonctionnements auprès de la cheffe du pôle seniors
 Etre force de propositions/solutions pour des actions d’amélioration/correctives pour le fonctionnement du service auprès du responsable
 Respecter les différentes procédures d’hygiène et de sécurité mises en place
 Respecter les différentes procédures administratives et techniques mises en place
 Respecter les différentes réglementations inhérentes au service et aux deux résidences autonomie (Règlement de service, de fonctionnement, d’hygiène et de sécurité, d’incendie et secours…)
 Déplacement entre les deux résidences autonomie en fonction des nécessités de service
 Contribuer au fonctionnement général du service en fonction de ses compétences et qualification, apporter son concours pour pallier les absences si nécessaires
 Assurer le remplacement de la secrétaire régisseuse en cas de besoin
 Assurer le remplacement de l’agente d’accueil en cas de besoin
 Favoriser l’accueil et veiller à l’encadrement des nouvelles recrues et des stagiaires
 Participer aux différents évènements du service
 Adopter une tenue et un comportement irréprochable et véhiculer l’image de la collectivité
 Veiller au bien-être des résidents et alerter si besoin

• Qualités d’accueil et de communication orale et écrite,
• Capacités d’écoute, de dialogue et de compréhension des demandes,
• Capacités de discernement et de réactivité en cas de situation d’urgence,
• Capacités à organiser son travail,
• Maîtrise des outils de bureautique, de logiciels métiers spécifiques, et des démarches en ligne,
• Capacités à s’adapter afin de gérer les situations de stress et/ou de conflit, et de réguler les tensions,
• Sens du service public, respect du devoir de réserve et du principe de discrétion professionnelle,
• Connaissance des dispositifs en vigueur en matière sociale appréciée.