Assistant administratif (h/f)
Offre n° O092240101334117
Publiée le 11/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Située à huit kilomètres à l'ouest de Paris, dans le département des Hauts-de-Seine, Rueil-Malmaison est la commune la plus étendue du département avec ses 1470 hectares et compte 80000 habitants.
Elle bénéficie d'une situation privilégiée avec ses 520 hectares d'espaces verts et sa proximité avec le quartier d'affaires de la défense.
Elle bénéficie d'une situation privilégiée avec ses 520 hectares d'espaces verts et sa proximité avec le quartier d'affaires de la défense.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
RUEIL MALMAISON CEDEX
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
10/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Missions: Recueille et traite les informations pour assurer le bon fonctionnement administratif de M. Le Maire. Assure l'accueil téléphonique et physique et la gestion des courriers.
Missions / conditions d'exercice
Suivi de l'activité du secrétariat:
Ø Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
Ø Suivi de l’agenda en lien
Ø Collecter les documents auprès des services et préparer les dossiers (mise en forme, rédaction de fiches de synthèse, comptes rendus...)
Ø Classement, archivage et tri des documents
Accueil téléphonique et physique:
Ø Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents,
Ø Recevoir, filtrer et transmettre les messages,
Ø Assurer l'interface avec l'ensemble des services,
Ø Procéder aux classements des dossiers « papier »
Ø Gérer l’archivage des dossiers en partenariat avec le service archive
Ø Gérer les courriers du DGS – réception et réponse
Ø Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
Ø Faire régulièrement le point, assurer le suivi des actualités, alerter et reporter au DGS
Ø Veiller à faire circuler efficacement l’information au sein de la DS
Ø Proposer de nouvelles méthodes d’optimisation de la gestion administrative du service
Traitement des informations:
Ø Identifier les informations, les hiérarchiser et les transmettre
Gestion du courrier:
Ø Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
Ø Assurer le suivi d'un chrono,
Ø Assurer la répartition et la diffusion des courriers au sein du cabinet
Ø Suivi des courriers à travers un logiciel dédié
*Tous les postes de la Ville de Rueil Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap.
Ø Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
Ø Suivi de l’agenda en lien
Ø Collecter les documents auprès des services et préparer les dossiers (mise en forme, rédaction de fiches de synthèse, comptes rendus...)
Ø Classement, archivage et tri des documents
Accueil téléphonique et physique:
Ø Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents,
Ø Recevoir, filtrer et transmettre les messages,
Ø Assurer l'interface avec l'ensemble des services,
Ø Procéder aux classements des dossiers « papier »
Ø Gérer l’archivage des dossiers en partenariat avec le service archive
Ø Gérer les courriers du DGS – réception et réponse
Ø Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
Ø Faire régulièrement le point, assurer le suivi des actualités, alerter et reporter au DGS
Ø Veiller à faire circuler efficacement l’information au sein de la DS
Ø Proposer de nouvelles méthodes d’optimisation de la gestion administrative du service
Traitement des informations:
Ø Identifier les informations, les hiérarchiser et les transmettre
Gestion du courrier:
Ø Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
Ø Assurer le suivi d'un chrono,
Ø Assurer la répartition et la diffusion des courriers au sein du cabinet
Ø Suivi des courriers à travers un logiciel dédié
*Tous les postes de la Ville de Rueil Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap.
Profils recherchés
Savoirs :
Maîtrise des outils bureautiques
Maîtrise des techniques de l'expression écrite (règles d'orthographe, syntaxe et grammaire) et orale (vocabulaire professionnel),
Technique de classement et d'archivage
Connaissance de l'environnement territorial
Savoirs-faire :
Gérer les situations de stress
Appréhender le caractère d'urgence des informations à traiter
Savoir-être :
Confidentialité
Rigueur
Capacité d'organisation
Capacité de travail en équipe
Réactivité
Maîtrise des outils bureautiques
Maîtrise des techniques de l'expression écrite (règles d'orthographe, syntaxe et grammaire) et orale (vocabulaire professionnel),
Technique de classement et d'archivage
Connaissance de l'environnement territorial
Savoirs-faire :
Gérer les situations de stress
Appréhender le caractère d'urgence des informations à traiter
Savoir-être :
Confidentialité
Rigueur
Capacité d'organisation
Capacité de travail en équipe
Réactivité
Contact
Contact
0147326565
Lien de candidature
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Mairie, 13 boulevard Foch
92501 RUEIL MALMAISON CEDEX
ou par mail à candidatures@mairie-rueilmalmaison.fr
Monsieur le Maire
Mairie, 13 boulevard Foch
92501 RUEIL MALMAISON CEDEX
ou par mail à candidatures@mairie-rueilmalmaison.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.