La direction de la coordination administrative assure le soutien administratif, financier, logistique et organisationnel des 6 directions opérationnelles de la DGA aménagement et développement durable, organisées en 2 pôles.
Elle gère un budget annuel d’environ 13 M€ en fonctionnement et de 3.5 M€ en investissement et traite une soixantaine de délibérations par an.
L’assistant administratif est dédié pôle innovation et développement durable. Il sera en charge du soutien logistique et administratif du directeur de pôle et des trois directions qui compose le pôle (direction de la mobilité, direction du développement économique durable et direction de l’information géographique et de l’innovation territoriale).

Missions et tâches principales :

Flux d’information :
-Gérer les flux entrants et sortants du pôle (à l’aide des logiciels Elise et Maarch) :
• Distribution des courriers ;
• Traitement des courriers ;
• Rédaction de courriers type ;
• Relecture et correction des courriers rédigés par les directions ;
• Mise en parapheur des documents (maîtriser le publipostage).
-Mettre en place et suivre des tableaux de bords du statut des courriers du pôle (suivi des parapheurs, recherche de courriers, centralisation des documents signés) ;
-Mise à jour des modèles de courriers en application de la charte de l’établissement (réponses d’attente, bordereau de transmission, courriers de notification par exemple) ;
Gestion administrative :
-Assurer le suivi administratif des actes de l’établissement (notification des actes notamment) et des formulaires internes (fiches marché, heures supplémentaires, notes de débit…) ;

Créer et mettre à jour les bases de données (contacts par exemple) ;
-Réaliser et mettre en forme les différents documents du pôle
- Réaliser une relecture attentive sur la forme
Assistanat du directeur de pôle :
-Gérer l’agenda du directeur de pôle
-Accueil physique et téléphonique
-Organisation et suivi des différentes réunions du pôle (prise de RDV, invitation, suivi des réponses et relances, préparation de la liste de présence, préparation de dossiers) ;
-Gestion logistique des réunions et des évènements (préparation des salles et du matériel notamment) ;
Pilotage des subventions et premier niveau comptable :
-Gérer l’instruction administrative et comptable des demandes de subventions
Référent du pole :
-Référent RGPD pour la DCA
Missions partagées
Vous fonctionnez en binôme avec l’assistant administratif du pôle Aménagement Urbain et Cohésion Territoriale et assurer la polyvalence de vos missions dans les périodes de congés et /ou d’absence ou lorsque la charge de travail est ponctuellement trop importante.
Vous assurez un premier niveau comptable afin d’assister le pôle innovation et développement durable sur la partie comptable de l’exercice budgétaire dans les périodes de congés et /ou d’absence de l’assistant de gestion financière et comptable.

Un diplôme dans l’assistanat de direction est apprécié.