Assistant de la Direction Générale Rattaché à la DGA « Ville émancipatrice et solidaire » (h/f)
Offre n° O093230601095159
Publiée le 29/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
ROMAINVILLE
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
28/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Commune de 33 266 habitants (surclassée 40 000 à 80 000 habitants) de l’Est parisien en fort développement, membre de l’Établissement Public Territorial Est Ensemble, la Ville de Romainville met en œuvre une transformation écologique et sociale ambitieuse, avec la volonté de faire autrement : favoriser la construction collective des politiques publiques (élus, agents municipaux, tissu associatif, habitants) et veiller à la transparence des décisions.
Pour accompagner cette ambition de réinventer la ville, ses politiques publiques et les outils de leur mise en œuvre, Romainville recrute :
Un. e Assistant.e de la Direction générale, rattaché.e à la D.G.A " Ville émancipatrice et solidaire ",
à temps complet
Cadre d'emplois des Rédacteurs territoriaux
(Poste ouvert aux fonctionnaires dans les conditions statutaires et aux contractuels)
Sous l'autorité de la directrice générale adjointe des services en charge du département " Ville émancipatrice et solidaire ", vous exercez des fonctions de secrétariat particulier de la directrice générale adjointe des services. Vous lui apportez une aide permanente en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers. Vous assurez l'interface avec les interlocuteurs.trices de la directrice générale adjointe des services.
Vous avez vocation à travailler en interaction avec l'ensemble des services, le cabinet et les secrétariats du Maire et des Elus. Vous travaillez en étroite collaboration avec les assistants.es de la direction générale des services.
A ce titre, et afin d'assurer une continuité de service, vous assurez l'intérim opérationnel des assistants.tes rattachés.ées. aux membres de la direction générale, pour les missions courantes.
Pour accompagner cette ambition de réinventer la ville, ses politiques publiques et les outils de leur mise en œuvre, Romainville recrute :
Un. e Assistant.e de la Direction générale, rattaché.e à la D.G.A " Ville émancipatrice et solidaire ",
à temps complet
Cadre d'emplois des Rédacteurs territoriaux
(Poste ouvert aux fonctionnaires dans les conditions statutaires et aux contractuels)
Sous l'autorité de la directrice générale adjointe des services en charge du département " Ville émancipatrice et solidaire ", vous exercez des fonctions de secrétariat particulier de la directrice générale adjointe des services. Vous lui apportez une aide permanente en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers. Vous assurez l'interface avec les interlocuteurs.trices de la directrice générale adjointe des services.
Vous avez vocation à travailler en interaction avec l'ensemble des services, le cabinet et les secrétariats du Maire et des Elus. Vous travaillez en étroite collaboration avec les assistants.es de la direction générale des services.
A ce titre, et afin d'assurer une continuité de service, vous assurez l'intérim opérationnel des assistants.tes rattachés.ées. aux membres de la direction générale, pour les missions courantes.
Missions / conditions d'exercice
Dans le cadre de vos missions de secrétariat de la Direction Générale des services, vous :
* assurez l'accueil physique , téléphonique et par courriel
* fournissez une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
* gérez un agenda complexe et mouvant
* préparez et planifiez les réunions et déplacements : ordre du jour, compte-rendu, transmission documents de travail, accueil des participants, prise de note lors d'entrevues...
* assurez le suivi du calendrier des principales échéances de l'activité de la direction générale adjointe des services
* rédigez, mettez en forme et valorisation de supports écrits (courriers, notes, documents administratifs et comptes-rendus)
* effectuez le suivi des courriers et des parapheurs
* triez, éliminez ou versement aux archives des documents papiers, électroniques et numériques
Au niveau de l'assistance sur des dossiers thématiques en lien avec les domaines de compétences du Département " ville émancipatrice et solidaire ", il s'agit de :
* construction d'outils de pilotage (tableaux de bord et indicateurs)
* suivi budgétaire et des projets et activités de la DGA
* la gestion des congés et absences des directeurs
* participer à certains évènements.
Vous aurez comme tâches ponctuelles l'instruction et la pré-instruction de dossiers ponctuels, le support auprès des directions rattachées à la DGA et le suivi des affaires en cours et de dossiers spécifiques.
Vous serez amenés à effectuer des recherches documentaires, veille juridique et presse.
* assurez l'accueil physique , téléphonique et par courriel
* fournissez une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
* gérez un agenda complexe et mouvant
* préparez et planifiez les réunions et déplacements : ordre du jour, compte-rendu, transmission documents de travail, accueil des participants, prise de note lors d'entrevues...
* assurez le suivi du calendrier des principales échéances de l'activité de la direction générale adjointe des services
* rédigez, mettez en forme et valorisation de supports écrits (courriers, notes, documents administratifs et comptes-rendus)
* effectuez le suivi des courriers et des parapheurs
* triez, éliminez ou versement aux archives des documents papiers, électroniques et numériques
Au niveau de l'assistance sur des dossiers thématiques en lien avec les domaines de compétences du Département " ville émancipatrice et solidaire ", il s'agit de :
* construction d'outils de pilotage (tableaux de bord et indicateurs)
* suivi budgétaire et des projets et activités de la DGA
* la gestion des congés et absences des directeurs
* participer à certains évènements.
Vous aurez comme tâches ponctuelles l'instruction et la pré-instruction de dossiers ponctuels, le support auprès des directions rattachées à la DGA et le suivi des affaires en cours et de dossiers spécifiques.
Vous serez amenés à effectuer des recherches documentaires, veille juridique et presse.
Profils recherchés
Compétences et qualités requises
* Compétences rédactionnelles et maîtrise de l'orthographe
* Maitrise bureautique (ex Word, publipostage, excel, si possible BO...)
* Classement et archivage
* Connaissances de l'environnement administratif, institutionnel et politique
* Maitrise des techniques de secrétariat et de recherche documentaire
* Diffuser une information, une publication
* Mettre en forme un document, savoir rédiger un acte administratif
* Organiser une réunion
* Prioriser, avoir le sens de l'organisation
* Maîtriser les procédures administratives
* Rigueur, esprit d'initiative et autonomie
* Faire preuve de discrétion
* Réactivité et anticipation
* Diplomatie et courtoisie
* Disponibilité
Conditions :
Rémunération statutaire + régime indemnitaire ; possibilité de prime annuelle et de participation à la mutuelle
Ville adhérente à Plurelya, gestionnaire d'œuvres sociales / 37h30 par semaine + 15 ARTT
* Compétences rédactionnelles et maîtrise de l'orthographe
* Maitrise bureautique (ex Word, publipostage, excel, si possible BO...)
* Classement et archivage
* Connaissances de l'environnement administratif, institutionnel et politique
* Maitrise des techniques de secrétariat et de recherche documentaire
* Diffuser une information, une publication
* Mettre en forme un document, savoir rédiger un acte administratif
* Organiser une réunion
* Prioriser, avoir le sens de l'organisation
* Maîtriser les procédures administratives
* Rigueur, esprit d'initiative et autonomie
* Faire preuve de discrétion
* Réactivité et anticipation
* Diplomatie et courtoisie
* Disponibilité
Conditions :
Rémunération statutaire + régime indemnitaire ; possibilité de prime annuelle et de participation à la mutuelle
Ville adhérente à Plurelya, gestionnaire d'œuvres sociales / 37h30 par semaine + 15 ARTT
Contact
Contact
0149155500
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation par mail à votre.candidature@ville-romainville.fr
ou par courrier à l'attention de :
Monsieur le Maire
Hôtel de ville
Place de la Laïcité
93230 ROMAINVILLE
ou par courrier à l'attention de :
Monsieur le Maire
Hôtel de ville
Place de la Laïcité
93230 ROMAINVILLE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.