Référent administratif / Secrétariat cimetière (h/f)
Offre n° O093240325000547
Publiée le 29/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d'Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d'une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l'un des acteurs majeurs de l'établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).
Site web de l'employeur
Lieu de travail
MONTREUIL
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
28/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un départ de l'agent précédemment sur le poste
Nombre de postes
3
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint technique
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint technique principal de 2ème classe
Agent de maîtrise
Adjoint technique
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint technique principal de 2ème classe
Agent de maîtrise
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L343-1 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un emploi fonctionnel de catégorie A+. Le contrat proposé est nécessairement à durée déterminée.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un emploi fonctionnel de catégorie A+. Le contrat proposé est nécessairement à durée déterminée.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
MISSION
Accueille et informe les familles et les opérateurs funéraires sur les obligations administratives nécessaires aux obsèques et les accompagne sur l'organisation des obsèques. Effectue les instructions administratives et renseigne les familles sur les démarches post-obsèques. Assure la saisie administrative des attributions et reprises de concession et l'intérim de la responsable du cimetière pour la régie financière
ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Accueillir et renseigner les familles et l'ensemble des usagers
=> Bureau partagé à l'entrée du cimetière ancien
- Organiser les prestations funéraires avec les prestataires
=> Accompagnement des familles et des entreprises de pompes funèbres pour l'organisation des opérations : Surveillance du respect du règlement intérieur et de la législation funéraire.
- Monter les dossiers administratifs et financiers
=> Instruire les demandes d’opérations funéraires (inhumations, prolongation de concessions, reprises de concessions, exhumations, réparation de monuments...)
- Transmettre les informations pour l'exécution de la prestation
=> Préparation et suivi des parapheurs
- Assurer les instructions permettant la réalisation des opérations funéraires
=> Accueillir et guider les entreprises de pompes funèbres
- Enregistrer et éditer les paiements relatifs aux opérations funéraires
> Gérer et sécuriser les recettes sous la responsabilité du Régisseur titulaire
- Mise à jour des dossiers sur le logiciel spécifique
Requiem et sur les registres papier
=> La tenue très rigoureuse des registres papier et informatique est une obligation légale du cimetière
- Archivage
ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DÉTAILLÉES
Savoir faire
Comprendre les législations et réglementations en vigueur et continuer à se former en permanence sur les évolutions
Recevoir les familles et les entreprises pour répondre à toute question relative à l'activité funéraire ; les informer sur les différentes prestations, sur les obligations administratives, sur les conditions financières et techniques de chaque prestation (choix de sépulture, durée de concession, modalités en cas d'exhumations...)
Savoir organiser les priorités de traitement des dossiers administratifs selon l'urgence
Maîtriser l'informatique pour saisir dans le logiciel Requiem et rédiger sous Word les documents administratifs
Rédiger des documents administratifs et des mails de réponse aux usagers (maîtrise de l'écrit)
Etre très rigoureux pour assurer le suivi des registres papier et informatique et le formalisme funéraire
Accueille et informe les familles et les opérateurs funéraires sur les obligations administratives nécessaires aux obsèques et les accompagne sur l'organisation des obsèques. Effectue les instructions administratives et renseigne les familles sur les démarches post-obsèques. Assure la saisie administrative des attributions et reprises de concession et l'intérim de la responsable du cimetière pour la régie financière
ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Accueillir et renseigner les familles et l'ensemble des usagers
=> Bureau partagé à l'entrée du cimetière ancien
- Organiser les prestations funéraires avec les prestataires
=> Accompagnement des familles et des entreprises de pompes funèbres pour l'organisation des opérations : Surveillance du respect du règlement intérieur et de la législation funéraire.
- Monter les dossiers administratifs et financiers
=> Instruire les demandes d’opérations funéraires (inhumations, prolongation de concessions, reprises de concessions, exhumations, réparation de monuments...)
- Transmettre les informations pour l'exécution de la prestation
=> Préparation et suivi des parapheurs
- Assurer les instructions permettant la réalisation des opérations funéraires
=> Accueillir et guider les entreprises de pompes funèbres
- Enregistrer et éditer les paiements relatifs aux opérations funéraires
> Gérer et sécuriser les recettes sous la responsabilité du Régisseur titulaire
- Mise à jour des dossiers sur le logiciel spécifique
Requiem et sur les registres papier
=> La tenue très rigoureuse des registres papier et informatique est une obligation légale du cimetière
- Archivage
ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DÉTAILLÉES
Savoir faire
Comprendre les législations et réglementations en vigueur et continuer à se former en permanence sur les évolutions
Recevoir les familles et les entreprises pour répondre à toute question relative à l'activité funéraire ; les informer sur les différentes prestations, sur les obligations administratives, sur les conditions financières et techniques de chaque prestation (choix de sépulture, durée de concession, modalités en cas d'exhumations...)
Savoir organiser les priorités de traitement des dossiers administratifs selon l'urgence
Maîtriser l'informatique pour saisir dans le logiciel Requiem et rédiger sous Word les documents administratifs
Rédiger des documents administratifs et des mails de réponse aux usagers (maîtrise de l'écrit)
Etre très rigoureux pour assurer le suivi des registres papier et informatique et le formalisme funéraire
Missions / conditions d'exercice
Savoirs
Objectifs, organisation, règles et procédures de la collectivité
Équipements funéraires, modes de sépulture
Psychologie et sociologie du deuil oui
Pratiques et rites funéraires : règles de protocole oui
Notions d’indigence
Réglementation, législation funéraire et tarification funéraires
Produits de prévoyance
MOYENS
Bureautique générale , registres oui
Outil informatique, logiciel Requiem oui
Cartographie et plans du cimetière oui
Talkie-walkie
CONDITIONS D’EXERCICE
Horaires : Du lundi au vendredi : 8h15-12h 13h30-17h15. 18H l'été par roulement des agents
Travail 1 week-end sur 2 (Le dimanche, ouverture à 9h) Astreintes selon roulement pour ouvertures plus tôt ou fermeture plus tard
Les modalités de travail le week-end sont susceptibles d'évoluer en 2023 ou 2024
HABILITATIONS
Tampon « Marianne »
Objectifs, organisation, règles et procédures de la collectivité
Équipements funéraires, modes de sépulture
Psychologie et sociologie du deuil oui
Pratiques et rites funéraires : règles de protocole oui
Notions d’indigence
Réglementation, législation funéraire et tarification funéraires
Produits de prévoyance
MOYENS
Bureautique générale , registres oui
Outil informatique, logiciel Requiem oui
Cartographie et plans du cimetière oui
Talkie-walkie
CONDITIONS D’EXERCICE
Horaires : Du lundi au vendredi : 8h15-12h 13h30-17h15. 18H l'été par roulement des agents
Travail 1 week-end sur 2 (Le dimanche, ouverture à 9h) Astreintes selon roulement pour ouvertures plus tôt ou fermeture plus tard
Les modalités de travail le week-end sont susceptibles d'évoluer en 2023 ou 2024
HABILITATIONS
Tampon « Marianne »
Profils recherchés
Savoir-être
Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse
Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier
Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l’information, écouter, enrichir le groupe, l’aider à progresser
Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respecter les consignes, aider à la décision et à la maîtrise des risques, adopter une posture favorisant l'amélioration continue des procédures de travail
Capacité d'écoute et d’accueil, empathie vis-à-vis des personnes endeuillées. Discrétion sur les situations individuelles
Savoir prendre du recul face aux souffrances des familles en deuil et être capable d'alerter en cas de mal-être
Conserver la maîtrise de soi dans des situations difficiles (usagers mécontents ou agressifs, personnes très bavardes, deuil particulièrement sensible...)
Accepter de participer à toutes les activités du service sur demande de la responsable du cimetière ou de son adjoint technique
Assiduité indispensable et respect des horaires en raison du petit effectif de l'équipe
Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse
Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier
Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l’information, écouter, enrichir le groupe, l’aider à progresser
Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respecter les consignes, aider à la décision et à la maîtrise des risques, adopter une posture favorisant l'amélioration continue des procédures de travail
Capacité d'écoute et d’accueil, empathie vis-à-vis des personnes endeuillées. Discrétion sur les situations individuelles
Savoir prendre du recul face aux souffrances des familles en deuil et être capable d'alerter en cas de mal-être
Conserver la maîtrise de soi dans des situations difficiles (usagers mécontents ou agressifs, personnes très bavardes, deuil particulièrement sensible...)
Accepter de participer à toutes les activités du service sur demande de la responsable du cimetière ou de son adjoint technique
Assiduité indispensable et respect des horaires en raison du petit effectif de l'équipe
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
220243.ville-de-montreuil@apply.werecruit.io
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.