Sous la responsabilité du ou de la Chef.fe de l’administration recrutement au sein de la DRH, vous aurez en charge les missions suivantes :

DEFINITION DU METIER :
Assiste le/la Chef.fe de service administration recrutement dans l'organisation du travail. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation.
Apporte une aide permanente en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers au sein de la DRH.
Accueille, oriente, renseigne le public. Représente l'image de la collectivité auprès des agent.e.s.
Assure un relais avec les différent.e.s interlocut.eur.rice.s au sein de le DRH.

ACTIVITES TECHNIQUES :
• Accueil physique et téléphonique
• Renseignement et orientation
• Gestion administrative

ACTIVITES SPECIFIQUES :
• Accueil, traitement ou pré-traitement des demandes (physiques, téléphoniques, mail)
- gestion de l’accueil physique et téléphonique
- contrôle de la constitution de dossiers spécifiques : SFT, transports, absences pour évènements familiaux, enfant malade ou absences syndicales, cartes professionnelles, Prévoyance santé…
- traitement et enregistrement du courrier et de la boîte mail DRH
• Contribution au processus de recrutement :
- organisation des commissions,
- participation à la réalisation des DVE,
- suivi de certains recrutements en autonomie,
- traitement des réponses négatives
• Gestion, suivi et traitement de l’ensemble des demandes de stage et conventions
• Suivi de la mise en œuvre des campagnes d’entretiens professionnels
• Référent logistique par rapport aux locaux : réapprovisionnement des fournitures de bureau, transmission des demandes d’interventions techniques
• Participation au classement et à l’archivage de certains dossiers

Poste à temps plein sur 37h30 hebdomadaires

Pour ce poste, vous bénéficierez de la rémunération statutaire, du régime indemnitaire, d’un 13ème mois, de 25 jours de congés, jour(s) de fractionnement, 15 RTT, de possibilités étendues de formation ainsi que de divers avantages sociaux (cos, mutuelle, prévoyance etc.)

SAVOIR-FAIRE (COMPETENCES) :
• Accueillir le public avec amabilité
• Prendre des messages
• S'exprimer clairement et reformuler les demandes
• Favoriser l'expression de la demande
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Appliquer les règles de communication et de protocole
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations
• Adapter son intervention aux différents publics
• Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
• Présenter des documents d'information et de communication
• Orienter vers les personnes et services compétents
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité

SAVOIRS (CONNAISSANCES) :
• Connaissances de base en matière de statut de la fonction publique territoriale
• Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
• Règles de l'expression orale et écrite de qualité
• Techniques de secrétariat
• Utilisation de logiciels métier
• Tableaux de bord et outils de planification et suivi
• Techniques d'accueil, règles de communication
• Organisation et activités des services
• Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
• Règlements intérieurs
• Techniques de classement de documents
• Techniques de gestion de planning
• Connaissances bureautiques

SAVOIRS ÊTRE (QUALITES) :
• Sens des relations humaines
• Faire preuve de discrétion
• Capacité d’adaptation
• Réactivité
• Sens de l’organisation - anticipation