L’unité administrative et financière s’assure du bon fonctionnement et du suivi administratif des dossiers de la Direction Vie des quartiers, ainsi que de la préparation, de l’exécution et du suivi budgétaire pour cette même Direction. La responsable administrative et financière gère une équipe d’une personne pour assurer ces missions et occupe la fonction d’Assistante de Direction.

Assistanat de direction :

- Suivi de l’agenda de direction : mise en place de rendez-vous récurrents pour la Direction, en fonction du projet de service.
- Réunions : organisation de réunions complexes / stratégiques, logistique, préparation des dossiers, participation éventuelle aux réunions, avec rédaction de comptes rendus.
- Suivi administratif des dossiers de la Direction.
- Courriers entrants (via legalbox ou non) : référencement des courriers, mise en lecture par la Direction, affectation aux agents concernés.
- Courriers sortants (via legalbox ou non) : relecture dans le respect des procédures du DGS, avant mise en parapheur pour validation par la Direction, puis envoi au signataire.
- Rédaction et frappe de courriers, notes diverses, avec suivi du circuit des documents administratifs de la Direction.
- Coordination R.H. :
- gestion de l’absentéisme et des congés : maladie, récupérations, CP/RTT, etc…
- suivi des rapports à faire valider par la direction pour les CTR mensuelles
- préparation des dossiers d’évaluations professionnelles de fin d’année.
- veiller à la bonne application des nouveaux cycles de travail
- si recrutements au sein de la Direction : mise en ligne des offres d’emploi, présélection éventuelle des C.V., organisation des rendez-vous pour les entretiens.
- Accueil téléphonique et physique.
-Correspondante archives

Chargé(e) de l’unité administrative et financière :
- Suivi administratif des dossiers juridiques (relecture et soutien à la rédaction) : Conseils municipaux, Décisions du Maire, Conventions, ou tout autre acte administratif.
- Suivi administratif et financier des Associations en lien avec notre Direction.
- Suivi du budget de la Direction, en lien avec la secrétaire-comptable et les services : préparation et exécution budgétaire, suivi des consommations des différents services, suivi des subventions.
- Mise en place de procédures comptables internes à notre Direction et suivi.
- Exécution budgétaire dans le logiciel financier pour établissement des bons de commandes, mandatements et liquidations.
- Entrée du budget primitif dans le logiciel financier.
- Mise en place de documents synthétiques visant à garantir et simplifier le processus de mise en concurrence et, en lien avec la Commande publique, participation à l’établissement de marchés pour la Direction.
- Gestion de la carte achats pour la Direction ; suivi des dépenses

Diplôme ou formation souhaitée :
- BEP, Bac : Gestion, secrétariat, Assistanat

Savoirs :
• Connaître les techniques de secrétariat,
• Connaître les règles de la comptabilité publique,
• Avoir une bonne connaissance de l’environnement territorial.

Savoirs-faire :
• Maîtriser les d’accueil,
• Savoir effectuer une prise de notes,
• Maîtriser l’outil informatique, y compris Cyril
• Savoir gérer les conflits,
• Savoir rédiger et mettre en page les documents professionnels.

Savoir ëtre
• Être autonome,
• Être rigoureux et organisé,
• Être rapide,
• Être discret.