Assistante administrative (h/f)
Offre n° O094240312000921
Publiée le 12/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville dynamique et solidaire, Bonneuil-sur-Marne (19 000 habitants / 600 agents), dans le Val de Marne, est située à 18 km de Paris. La ville est desservie par les grands axes de communication, métro ligne 8, RER ligne A, nombreuses lignes de bus, autoroute A4 à proximité. Située en bordure de la Marne, au Sud-Est de Paris, Bonneuil est une ville jeune et multiculturelle : 30% des habitants y ont moins de 20 ans. Elle compte parmi les 16 communes qui forment le territoire Grand Paris Sud Est Avenir.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Bonneuil-sur-Marne
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
11/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
Le recueil et le traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité.
Le suivi et la gestion des dossiers administratifs selon l’organisation et les compétences.
Apporte assistance a un ou plusieurs responsables de service et accompagne les responsables d’unité dans leur réalisation, leur suivie de documents administratifs et budgétaires de leurs unités.
Le suivi et la gestion des dossiers administratifs selon l’organisation et les compétences.
Apporte assistance a un ou plusieurs responsables de service et accompagne les responsables d’unité dans leur réalisation, leur suivie de documents administratifs et budgétaires de leurs unités.
Missions / conditions d'exercice
Accueil téléphonique et physique du public (usagers, services, prestataires)
Réception et traitement des correspondances du service
Réception, traitement et diffusion d’informations
Réalisation de travaux de bureautique, suivi financier des unités et du service
Suivi de la planification des réunions et de l’agenda du (des) Responsable(s)
Tri, classement et archivage de documents
Rédaction d’actes administratifs (décision, délibération,), courriers et notes internes
Mise en forme des dossiers administratifs et financiers
Exécution et suivi des procédures et actes administratifs
Polyvalence sur le même type de poste
Gestion administrative du service
Saisie des absences constatées par les responsables d’unité et de service
Mise en forme des pièces techniques et financières des marchés publics
Accompagnement des Responsables dans la réalisation, le suivi des documents administratifs et budgétaires de leurs unités
Réception et traitement des correspondances du service
Réception, traitement et diffusion d’informations
Réalisation de travaux de bureautique, suivi financier des unités et du service
Suivi de la planification des réunions et de l’agenda du (des) Responsable(s)
Tri, classement et archivage de documents
Rédaction d’actes administratifs (décision, délibération,), courriers et notes internes
Mise en forme des dossiers administratifs et financiers
Exécution et suivi des procédures et actes administratifs
Polyvalence sur le même type de poste
Gestion administrative du service
Saisie des absences constatées par les responsables d’unité et de service
Mise en forme des pièces techniques et financières des marchés publics
Accompagnement des Responsables dans la réalisation, le suivi des documents administratifs et budgétaires de leurs unités
Profils recherchés
- En termes de savoir-faire :
S’exprimer correctement oralement et par écrit
Comprendre les demandes
Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques et courriers électroniques
Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre
Rechercher et diffuser des informations
Trier, photocopier et assembler des documents
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
Respecter les procédures et délais de transmission
Gérer les agendas du (des) responsable(s) de service et d’unité et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et échéances
Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous
Opérer un tri régulier parmi les dossiers et documents
Utiliser l’outil informatique et les logiciels métiers Vérifier la conformité des procédures administratives
Préparer les documents de suivi des décisions administratives
- En termes de savoirs :
Fonctionnement, activités, procédures et partenaires du (des) service(s)
Fonctionnement de l’Internet et de l’intranet
Logiciels de bureautique et comptabilité
Techniques de classement et d'archivage
Techniques et outils de communication
Instances de décision de la collectivité
Gestion administrative du courrier
Normes rédactionnelles
Règles d'affranchissement du courrier
Modalités d'accueil
Sténographie
Techniques de prise de notes
S’exprimer correctement oralement et par écrit
Comprendre les demandes
Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques et courriers électroniques
Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre
Rechercher et diffuser des informations
Trier, photocopier et assembler des documents
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
Respecter les procédures et délais de transmission
Gérer les agendas du (des) responsable(s) de service et d’unité et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et échéances
Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous
Opérer un tri régulier parmi les dossiers et documents
Utiliser l’outil informatique et les logiciels métiers Vérifier la conformité des procédures administratives
Préparer les documents de suivi des décisions administratives
- En termes de savoirs :
Fonctionnement, activités, procédures et partenaires du (des) service(s)
Fonctionnement de l’Internet et de l’intranet
Logiciels de bureautique et comptabilité
Techniques de classement et d'archivage
Techniques et outils de communication
Instances de décision de la collectivité
Gestion administrative du courrier
Normes rédactionnelles
Règles d'affranchissement du courrier
Modalités d'accueil
Sténographie
Techniques de prise de notes
Contact
Contact
0145138828
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
recrutement@bonneuil94.fr
Monsieur le Maire
Mairie, 7 rue d'Estienne d'Orves - CS 70027
94381 BONNEUIL SUR MARNE CEDEX
recrutement@bonneuil94.fr
Monsieur le Maire
Mairie, 7 rue d'Estienne d'Orves - CS 70027
94381 BONNEUIL SUR MARNE CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.