Gestion administrative du pôle

- Assurer la rédaction des arrêtés de circulation et de stationnement pour les concessionnaires sur les recommandations du Pôle Suivi Travaux et Logistique. Tenir les tableaux de bord de suivi,
- Gestion administrative et financière du Domaine Public. Assurer les rédactions des simulations de titres pour les occupations du domaine public (ODP) pour les travaux et les commerces. Puis finalisation par la rédaction des arrêtés (régie des Droits de Voirie). Tenir les tableaux de bord de suivi,
- Renseigner le public en matière de voirie, espaces verts et de propreté urbaine et orienter vers les autres assistantes pour les thématiques d’Urbanisme et de Bâtiment / Hygiène / Habitat,
- Répondre et suivre les mails de signalements (directions, usagers, ...), en collaboration avec les responsables des secteurs concernés,
- Garantir la bonne tenue de l’espace accueil : rangement et approvisionnement des formulaires destinés au public
- Gérer les agendas (prendre des RDV pour le responsable du pôle Travaux / Logistique), l’organisation de réunions
- Centraliser les demandes diverses de la Direction. Tenir à jour des tableaux de suivi, orienter les sollicitations afin de traiter les signalements via l’application « Saint-Mandé en poche »,
- Tenir à jour le planning des agents présents, saisir les congés, les départs en formation des agents et assurer le suivi (remise des convocations, des attestations…),
- Collaboration avec les responsables pour assurer le suivi des tableaux de bords (emplois saisonniers, formations CACES, habilitation…) et préparer l’accueil des agents (EPI, dotation vestimentaire…),
- Participer aux réunions de services, réaliser les prises de notes, la rédaction des comptes rendus, et transmettre les programmations aux chefs d’équipes,
- Tenir à jour les inventaires de la Direction (en équipement : outils, produits…),
- Assurer le tableau de suivi des DT / DICT et ATU,
- Garantir la gestion des documents : rédaction, enregistrement, envoi, suivi, classement, …
- Assurer le suivi du classement et de l’archivage du courrier physique et électronique,
- Participer à la création de procédures internes concernant les demandes d’interventions (globalisation des demandes, signalement et ventilation des interventions aux secteurs concernés),
- Participer à la mise en place de suivi de dossiers (inventaire espaces verts, patrimoine arboré, mobilier urbain, fiche de suivi de propreté des rues…),
- Suivi de l’agenda des concessionnaires et des prestataires extérieurs en collaboration avec le responsable Pôle Travaux & Logistiques
- Etre un appui pour le suivi d’une veille réglementaire et juridique (règlement de voirie, …)
- Assurer la suppléance de l’instruction des demandes de transport exceptionnels, d’épreuves sportives ou d’arrêtés pour des événements.

Relations internes / externes
- Assurer le suivi des demandes de devis et le planning des livraisons,
- Assurer les relations quotidiennes avec l’ensemble des services municipaux dont les RH (formation, EPI, campagne des préparations aux concours…),

Vous avez une formation de niveau Baccalauréat dans le domaine administratif. Vous justifiez d’une première expérience, idéalement dans la fonction publique, à défaut, votre parcours professionnel vous a permis de faire vos preuves, par la réalisation de tâches de gestion administrative.
Vous connaissez les techniques du secrétariat, rédaction et prise de notes, courriers, tenue d’agenda, archivage, gestion de tableaux de bord etc…
Vous avez une bonne maîtrise de l’expression écrite / orale, et possédez des capacités relationnelles (écoute active, maîtrise de soi…).

La connaissance des logiciels bureautiques n’a plus de secret pour vous, la connaissance des logiciels spécifiques CIRIL, E-atal, serait un plus. Enfin si vous avez des notions en matière de voirie, d’espaces verts et de propreté urbaine cela serait un atout supplémentaire.
De plus, vous savez vous adapter et prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service. Vous êtes doté d’un réel sens de l’organisation et savez hiérarchisez les tâches prioritaires.
Enfin, vous disposez de compétences relationnelles et d’un esprit d’équipe certain.