La ou le secrétaire de mairie met en œuvre, sous les directives des élues et élus, les politiques de l’équipe municipale. Il organise les services administratifs et techniques de la commune, gère les ressources humaines et participe à l’élaboration du budget.

Affectation/service : service administratif
Catégorie : B
Cadre d’emplois : Rédacteur
Temps de travail : 35H
Encadrement de 16 agents

Supérieur hiérarchique : le Maire

Réseau relationnel :

Elus
Agents du service administratif, des services techniques et du groupe scolaire
Instituteurs
Correspondants internes et externes, réguliers et occasionnels
Les usagers du service
Circuit des informations : Après décisions des élus uniquement

- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
- Exécution, suivi des procédures et décisions administratives
- Encadrement du personnel communal et suivi des dossiers de carrière
- Assistance et conseil aux élus
- Préparation et rédaction des documents administratifs et techniques (Délibérations, arrêtés, procès-verbaux, documents pour les marchés publics...)
- Préparation et rédaction des documents budgétaires et comptables
- Suivi de l’exécution budgétaire
- Préparation des actes d’état civil
- Tenue à jour du fichier électoral et mise en place de l’organisation matérielle des élections et du recensement
- Animation et développement des partenariats
- Accueil et renseignement de la population
- Gestion des équipements municipaux
- Management opérationnel des services
- Animation et pilotage des équipes

Travail en bureau, déplacements sur le territoire
Horaires irréguliers, avec amplitude variable en fonction des obligations liées à la fonction : disponibilité par rapport aux élus, conseils municipaux et commissions
Pics d’activité liés aux échéances budgétaires et aux projets de la collectivité
Devoir de réserve et sens du service public

CONDITIONS DE TRAVAIL :

Permanences au public :
Lundi de 9H00 à 12H00 et de 13H30 à 18H00
Mardi, Mercredi de 13H30 à 18H00
Vendredi de 13H30 à 17H00
1er et 3ème samedi du mois de 9H00 à 12H00

• Assistée de 2 secrétaires et travail avec les élus
• L'activité peut s'exercer en présence des usagers ou en dehors des heures d’ouverture de l'établissement concerné.

Compétences requises :

Conseiller les élus et alerter sur les risques (techniques, juridiques)
Bâtir une relation de confiance avec le maire
Monter des dossiers complexes incluant une dimension juridique
Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
Maitriser les règles de la comptabilité publique (M57). Préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières
Contrôler la gestion et les engagements de dépenses
Réaliser un budget
Connaitre et savoir appliquer les règles des marchés publics et des contrats
Connaitre et savoir appliquer les règles du statut de la FPT
Connaitre et savoir appliquer le cadre règlementaire de l'urbanisme (permis de construire, voirie…)
Connaitre et savoir appliquer le cadre règlementaire du fonctionnement des collectivités locales
Connaitre et savoir appliquer le cadre règlementaire et juridique des actes d'état civil- gestion des cimetières
Gérer les équipements municipaux (salle des fêtes, école,..)
S’adapter aux contraintes financières
Préparer et mettre en forme les décisions du Conseil municipal, les actes administratifs du maire
Identifier et mobiliser des partenaires stratégiques
Organiser des échanges de pratiques professionnelles
Elaborer et animer un dispositif d’accueil de la population
Développer des dispositifs de concertation avec les usagers (animer des réunions publiques)
Planifier la gestion des locaux et des équipements
Définir les besoins en matériel et en équipement
Evaluer le patrimoine et les risques
Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
Concevoir des outils et des procédures de contrôle
Contrôler et évaluer les actions des services
Répartir et planifier les activités des agents
Piloter, suivre et contrôler les activités des agents
Repérer et réguler les conflits
Méthodes et outils d’observation et de prospective
Techniques et outils de gestion de l’activité

Savoirs-faire / savoir-être :

Techniques de communication et de négociation
Techniques d’écoute active et de médiation
Techniques de gestion de conflits
Technologies de l’information et de la communication
Notions de psychologie individuelle et collective
Force de proposition
Capacité d'analyse et de synthèse
Rigueur et organisation
Connaissance des techniques de classement et d'archivage
Autonomie
Esprit d'équipe
Esprit d'initiative et de décision