Responsable du Secrétariat Général
Offre n° O971240416001260
Publiée le 16/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Goyave
Poste à pourvoir le
01/07/2024
Date limite de candidature
21/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
La mission principale est d'assurer l'accueil physique et téléphonique et l’orientation des usagers au sein de la collectivité. Il s’agit également de renseigner sur la plupart des démarches qui peuvent être effectuées en mairie. Aussi, effectuer la gestion de l’ensemble des parapheurs qui circulent en mairie ainsi que la gestion du courrier, le classement et archivage de tous les documents de la collectivité. Enfin, apporter un appui aux élus via des missions de conseils.
Missions / conditions d'exercice
Gérer les services généraux
• Coordonner l’accueil principal (permanences, rotations…)
• Apporter une assistance administrative aux Responsables de pôle dans une logique d’optimisation et de facilitation des process
• Analyser, proposer et évaluer les différentes procédures et actions administratives dans ses domaines de technicité
• Mettre en œuvre l'ensemble des moyens permettant le bon fonctionnement logistique de l'ensemble des services généraux
• Manager et piloter l’équipe de collaborateurs affectée au sein du service
• Organiser les réunions de service
• Organiser et préparer les différentes commissions
• Rédaction et correction des documents
• Organisation et suivi des plannings
• Suivi des prestations dans le cadre des manifestations publiques
Gérer les assemblées délibérantes
• Planifier les acticités en fonction des échéances
• Vérifier la conformité des rapports
• Assurer l’organisation et la préparation des séances du conseil municipal
• Rédiger les procès-verbaux et délibérations
• Assurer et organiser la transmission des actes administratifs dans le cadre du contrôle de la légalité
• Sécuriser les actes de la collectivité et conseiller élus et services
Mettre en place une démarche qualité
• Mettre en place un dispositif d’amélioration et de renouvellement continus du projet d’accueil, notamment par le biais d’enquêtes qualitatives
• Accompagner les changements de pratiques liés à la modernisation des procédures
• Assurer une veille sectorielle
• Mettre en place une charte d’accueil de la mairie
Assurer la gestion RH
• Gérer l’ensemble des parapheurs du service RH
• Gérer les arrêtés ville de GOYAVE /caisse des écoles/CCAS
• Gestion des courriers RH et CABINET
Assurer une relation avec les élus
• Assister, conseiller les élus, commissions protocoles
Assister le DGS
• Gérer le planning de ses rendez-vous
• Assurer le secrétariat du DGS
• Coordonner l’accueil principal (permanences, rotations…)
• Apporter une assistance administrative aux Responsables de pôle dans une logique d’optimisation et de facilitation des process
• Analyser, proposer et évaluer les différentes procédures et actions administratives dans ses domaines de technicité
• Mettre en œuvre l'ensemble des moyens permettant le bon fonctionnement logistique de l'ensemble des services généraux
• Manager et piloter l’équipe de collaborateurs affectée au sein du service
• Organiser les réunions de service
• Organiser et préparer les différentes commissions
• Rédaction et correction des documents
• Organisation et suivi des plannings
• Suivi des prestations dans le cadre des manifestations publiques
Gérer les assemblées délibérantes
• Planifier les acticités en fonction des échéances
• Vérifier la conformité des rapports
• Assurer l’organisation et la préparation des séances du conseil municipal
• Rédiger les procès-verbaux et délibérations
• Assurer et organiser la transmission des actes administratifs dans le cadre du contrôle de la légalité
• Sécuriser les actes de la collectivité et conseiller élus et services
Mettre en place une démarche qualité
• Mettre en place un dispositif d’amélioration et de renouvellement continus du projet d’accueil, notamment par le biais d’enquêtes qualitatives
• Accompagner les changements de pratiques liés à la modernisation des procédures
• Assurer une veille sectorielle
• Mettre en place une charte d’accueil de la mairie
Assurer la gestion RH
• Gérer l’ensemble des parapheurs du service RH
• Gérer les arrêtés ville de GOYAVE /caisse des écoles/CCAS
• Gestion des courriers RH et CABINET
Assurer une relation avec les élus
• Assister, conseiller les élus, commissions protocoles
Assister le DGS
• Gérer le planning de ses rendez-vous
• Assurer le secrétariat du DGS
Profils recherchés
Savoirs/Savoir-faire
- Maîtriser le fonctionnement, l’organisation et l’environnement de la collectivité et, notamment, ses processus décisionnels.
- Maîtriser la règlementation du statut de la fonction publique territoriale et de la protection sociale.
- Conduite de projet et d'évaluation des politiques publiques.
- Savoir gérer son temps et travailler en équipe.
- Maîtriser les normes, les techniques et la réglementation administrative dans ses domaines de technicité.
- Management d’équipe
- Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Powerpoint, Teams…)
Savoir-être
- Qualité relationnelle
- Réactif et rigoureux
- Capacités d’analyse et de synthèse
- Rigueur, organisation
- Force de proposition
- Esprit d’initiative et de décision
- Disponibilité
- Maîtriser le fonctionnement, l’organisation et l’environnement de la collectivité et, notamment, ses processus décisionnels.
- Maîtriser la règlementation du statut de la fonction publique territoriale et de la protection sociale.
- Conduite de projet et d'évaluation des politiques publiques.
- Savoir gérer son temps et travailler en équipe.
- Maîtriser les normes, les techniques et la réglementation administrative dans ses domaines de technicité.
- Management d’équipe
- Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Powerpoint, Teams…)
Savoir-être
- Qualité relationnelle
- Réactif et rigoureux
- Capacités d’analyse et de synthèse
- Rigueur, organisation
- Force de proposition
- Esprit d’initiative et de décision
- Disponibilité
Contact
Contact
0590959111
Informations complémentaires
A l'Attention de M. le Maire
M. Ferdy LOUISY
CV + Lettre de motivation
M. Ferdy LOUISY
CV + Lettre de motivation
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.