Le/la responsable du service Titres Sécurisés est chargé(e) de l’encadrement et de la gestion de ce service, de l’organisation des rendez-vous, de l’accueil et du traitement des demandes des administrés, ainsi que des relations avec les services internes et les partenaires extérieurs (Centre d’Expertise et de Ressource Titres, Agence Nationale des Titres Sécurisés). Il/elle est également responsable du suivi de l’activité « titres sécurisés » au sein des mairies annexes du territoire équipées de dispositifs de recueil de données biométriques.

Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-14 du code général de la fonction publique).

Activités principales :

• Organisation et gestion du service :
- Organisation de l'accueil et de l'information à destination du public ;
- Management opérationnel et gestion des ressources humaines du service : gérer le planning de travail et les congés, organiser le service, animer les réunions de service, procéder aux évaluations annuelles, contribuer au plan de formation, développer les compétences des agents, accompagner les agents dans les changements ;
- Rédaction et mise à jour constante des fiches de procédures à l’attention des agents (en fonction des évolutions règlementaires et des modifications techniques) ;
- Expertise des dossiers complexes, et traitement avec le Centre d’Expertise et de Ressources Titres (CERT) de la préfecture ;
- Suivi des dossiers en situation d’incident (recueils) ;
- Gestion des demandes de passeports et cartes d’identité d’urgence (saisine du CERT et gestion du dossier) ;
- Suivi et optimisation des délais de rendez-vous sur la plate-forme en ligne (RDV 360) ;
- Réponses aux mails et aux courriers ;
- Gestion des relations avec les usagers et les services internes et externes ;
- Organisation du déplacement des agents sur le territoire dans le cadre des rendez-vous à domicile lors de la mise à disposition par la préfecture du dispositif de recueil mobile.

• Gestion des ressources du service et reporting :
- Liaison avec le Centre d’Expertise et de Ressources Titres (CERT) de la préfecture, et l’Agence Nationale des Titres Sécurisés (ANTS) ;
- Référent auprès de l’Agence Nationale des Titres Sécurisés (ANTS) et auprès du Centre d’Expertise et de Ressources Titres (CERT) : traitement des demandes de cartes « Titres Électroniques Sécurisés (TES) », gestion des droits et des incidents cartes, traitement des informations et des demandes ;
- Signalement et gestion des problèmes informatiques avec les services ressources, et notamment des incidents liés aux dispositifs de recueil de données biométriques, en service central et dans les mairies annexes ;
- Suivi des statistiques et rédaction des outils de reporting ;
- Gestion des commandes de fournitures : matériels de bureaux, formulaires, mobilier, équipements des agents

Activités spécifiques :

• Suivi de l’activité « titres sécurisés » au sein du réseau de mairies annexes :
- Contrôle régulier de l’activité « titres sécurisés » au sein des mairies annexes dotées de dispositifs de recueil de données biométriques ;
- Centralisation du reporting des mairies annexes et des problèmes liés au fonctionnement des dispositifs de recueil de données biométriques, et des cartes Titres Électroniques Sécurisés ;
- Optimisation des rendez-vous au sein des mairies annexes, en liaison avec les responsables de sites concernés ;
- Appui et contrôle des dossiers complexes.

• Remplacement ponctuel du directeur des services à la population et des mairies annexes en cas de congés ou d’absence :
- Pour des raisons de continuité de service, le responsable du service Titres Sécurisés sera amené à assurer l’intérim du directeur des services à la population & des mairies annexes en cas de congés ou d’absence.

- Bac + 3 minimum
- Capacité d’organisation et de gestion du temps de travail
- Être capable d’établir des tableaux de bords, des outils de planification et de suivi
- Remplacer temporairement un agent au poste d’accueil
- Connaissances dans le domaine d’activité du service
- Connaissances règlementaires en matière d’état civil et de délivrance des titres sécurisés.
- Management et organisation de service
- Capacités organisationnelles
- Rigueur administrative
- Capacité à mettre en place et à suivre des outils de reporting
- Capacité à anticiper et gérer les conflits
- Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue
- Savoir gérer les situations de conflit
- Rigueur, discrétion, confidentialité et sang-froid.
- Travail et esprit d’équipe
- Faire preuve de diplomatie
- Organisation, méthode et rigueur
- Réactivité et efficacité
- Sens du service public et de l’initiative, polyvalence, dynamisme, motivation