• Coordonner – Superviser - Organiser le secrétariat du Maire et des élus (6 agents)
• Piloter et organiser l’activité du secrétariat des élus en assurant le management de l’équipe et l’organisation du service
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).

• Accompagner les agents (informations et conseils personnalisés au niveau professionnel) et identifier les besoins en formation nécessaires
• Apporter une assistance administrative à la demande des élus et un suivi permanent des informations relatives à leurs attributions, à leurs délégations et représentations de la collectivité au sein de différents organismes (mise en place de fiches réflexes, de procédures pour les élus)
• Superviser la diffusion d’informations relatives aux formations et l’organisation des actions de formation des élus en relation avec le service concerné
• Suivi des déplacements des élus en lien avec le service concerné et les institutions (Ex : AMDR)
• Veiller à la bonne organisation politique, administrative et logistique de l’agenda du Maire et gérer les priorités de l’agenda
• Veiller à la bonne organisation des réunions en présence d’élus, notamment en termes de planification, d’invitations
• Assurer un lien direct avec les élus/la Direction générale/les services/les partenaires institutionnels…
• Assurer le suivi journalier des courriers, courriels entrants et sortants adressés au Maire, superviser les réponses, gérer les invitations.
• En lien avec la Direction générale, assurer le suivi des parapheurs à la signature du Maire et des élus
• Rédaction et mise en forme de divers documents
• Préparation des dossiers afférents aux réunions, rdv et leurs logistiques (réservation de salle de réunion…)
• Relayer les demandes du Maire et du Directeur de cabinet auprès des services concernés
• Traitement des demandes particulières (en lien avec le Directeur de cabinet)
Modalités d’organisation du travail et contraintes : Amplitude horaire variable en fonction des besoins et contraintes du service
Moyens mis à disposition : Poste informatique/Téléphone portable
Particularités dans l’exercice du poste : Grande disponibilité – Discrétion et confidentialité
Relations dans le poste :
• Internes : en coordination avec l’ensemble des services municipaux/communautaires/élus
• Externes : Relations avec les administrations/Organismes….

• Connaissance de l’organisation et des missions de l’administration communale
• Connaissances des institutions externes
• Capacité d’initiative et capacité à animer une équipe
• Sens de l’organisation et de l’anticipation
• Qualités organisationnelles, rédactionnelles
• Maitrise des outils bureautiques
• Bon relationnel et sens du contact
• Sens du travail en équipe
• Obligation de discrétion et de confidentialité
• Qualités relationnelles confirmées et capacité d’adaptation aux différents interlocuteurs
• Sens du service public
• Grande disponibilité